XX集团会议组织流程 工作内容 完成时间节点控制 工作阶段 负责人 明细 是否 完成 内容 日期 倒计时 名称 时间 拟定会议名称、时间、 地点、人数、酒店等相 关信息，做费用预算表 地点 会议申请部门负 责人 □1 □2 □3 40天 参会人数 会务组人数 嘉宾名单 酒店联络人信息 会议申请部门提交申请 至总裁 会议申请部门负 责人 40天 一、会议申请 岗位 组长 名单 副组长 文秘组 后勤组 车辆组 其他 会议批准后成立会务组 及职责确定 组长 35天 □4 □5 会务组召开预备会议 根据会议要求筛选酒店/ 会场 组长、副组长 后勤组 33天 33天 工作落实 根据参会人员的类别确 定房间预订的类型/会场 情况，提前致电酒店人 员做好准备/商讨价格 二、会场选择 □6 后勤组 30天 会议通知包括会议时间、地点、路线 图、酒店及相关费用、会议材料准备 、须知、其他 □7 □8 □9 会议通知 副组长、文秘组 文秘组 30天 30天 30天 确定参会人员信息（包括参会人数、 姓名、性别、公司、职务、邮箱、电 话或身份证号码、饮食禁忌等特殊要 欧亿·体育（中国）有限公司收集（1） 撰写具体日程 确定主持人、会议开始时间、演讲顺 序、茶歇（午餐、晚餐）时间、会议 结束时间 组长、副组长、 文秘组 □10 □11 □12制作会议条幅/参会挂牌 □13 □14 制作房间分配表 制作桌签 文秘组 文秘组 后勤组 后勤组、车辆组 后勤组 30天 25天 25天 25天 22天 三、一期准备 预订巴士/接送车辆 会议礼品准备 包括会议演讲用电脑、摄影照相器材 、投影设备、音响设备、网线等 □15 会议设备准备 后勤组 22天 包括笔、本、荧光笔、草稿纸、白板 笔、白板、激光笔、录音笔、签到表 、签到簿等 □16 会议文具准备 后勤组 22天 咨询旅行社等旅行中介，包括旅行价 格、游览项目、用餐情况、接送情况 、旅游保险、 □17 会议旅游项目准备 文秘组 22天 □18 □19 借备用金 后勤组 副组长 20天 20天 包括酒店（餐厅）提前踩点、试住（ 试吃） 安排打前阵会务组 组长、副组长、 文秘组 □20 与酒店签订入住合同 15天 组长、副组长、 文秘组 后勤组 □21 □22 与旅行社签订旅游合同 缴纳订金 15天 15天 确定参会人员（嘉宾）往返行程（机 票、火车班次及时间）、外籍嘉宾护 照信息（签证）等 □23 欧亿·体育（中国）有限公司收集（2） 文秘组 15天 汇总信息并安排接机/接 站（外籍嘉宾订购机票 ） 文秘组、后勤组 、副组长安排 □24 15天 □25 □26 □27 □28 欧亿·体育（中国）有限公司收集（3） 根据具体日程排版所有 演讲欧亿·体育（中国）有限公司 文秘组 文秘组 文秘组 后勤组 10天 10天 7天 确定演讲人员的演讲欧亿·体育（中国）有限公司 四、二期准备 打印、装订演讲欧亿·体育（中国）有限公司 包括会议礼品、会议设备、文件材料 、用餐酒水等 运送物品 会场布置 7天 后勤组、副组长 安排 包括桌椅、灯光、桌牌（文具、水杯 ）摆放、纸巾、欢迎牌、指引牌 □29 □30 2天 2天 包括电脑、摄影照相器材、投影设备 、音响设备、网线等 会场设备检查 后勤组 □31 □32 房间检查 客房布置 后勤组 后勤组 2天 2天 包括水果、糕点、文件材料等 司机姓名 车牌 联系电话 到达时间 联系大巴/接站司机、确 认 □33 后勤组 2天 布置 相关设备 会议材料 其他 □ □ □ □ □34 会场检查 组长、后勤组 会议前3小时 高层领导、嘉宾房卡提 出/提前办理入住手续 房间分配表交至酒店前 台 □35 □36 文秘组、后勤组 文秘组 会议前3小时 会议前3小时 五、三期准备 乘车人员到齐 出发时间 □37 大巴/接车跟踪 后勤组、车辆组 会议前3小时 预计抵达时间 □38 □39 □40 □41 □42 □43 □44 □45 □46 □47 □48 □49 □50 □51 领导、嘉宾抵达接待 迎接参会人员 突发状况应急处理 会前签到 领导、嘉宾会场引领 会场服务 摄像、照相 会议记录 茶歇准备