单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P24
文件类别
程序文件
版 次
A 0 文件名称
沟通控制程序
页 次
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1.目的：
为有效地促进公司各职能单位/人员履行QEHS职责权限，确保各职能层次间信息顺畅流通，从而增进相互理解和协调行动，并建立起与外部（顾客、相关方）沟通之有效途径，特制定本程序。
2.适用范围：
本程序适用于公司内部各职能间及公司与外部（顾客、相关方）就QEHS相关信息的沟通作业。
3.定义：
3.1相关方：与公司的QEHS绩效有利益关系或受其影响的个人或团体。
4.职责：
4.1各职能部门负责所属QEHS信息的收集、分发并追踪督促责任部门及时予以关闭；
4.2商务部、业务部负责所属外部QEHS信息的收集、分发并督促责任部门及时予以关闭；
4.3采购人员等信息发出部门负责追踪督促责任部门和相关方及时予以关闭；
4.4各信息接收单位负责对所接收信息及时处理，并协助信息发出人进行验证关闭。
5.作业（简要流程图如下表）：
序号
作业流程
权责部门
作业内容
使用表单
5.1
管理者代表
各部门主管
5.1.1管理者代表负责公司IMS范围内各部门间及各种涉外沟通方式的整体策划，并形成《IMS信息沟通分类处理责任表》。
5.1.2根据公司IMS相关沟通信息的来源区域不同，可划分为外来相关方信息、顾客信息和公司内部信息。
5.1.3对于上述信息中涉及的相关方投诉（报怨）具体依
《相关方投诉控制程序》执行。
5.2
各相关部门
5.2.1对各种简单的沟通事项，可直接通过电话、邮件的方式提出。
5.2.2对重大问题或难于简单沟通处理的事项，可以临时召开相应的沟通协调会议或在定期例会中提出，并形成相应记录(签到表、会议纪要）。
签到表
会议纪要
5.3
各相关部门
5.3.1机关单位、厂区附近邻居、合同（服务）方等信息的传递和确认由综合部归口管理。
5.3.2市场、顾客信息的传递和确认由销售/客服中心归口管理。
5.3.3供方、运输方信息的传递和确认由采购、客服中心归口管理。
5.4
各相关部门
5.4.1信息传递人员应先对信息进行分类并登记到“信息登记表”中。对需回复的重要信息以“信息反馈追踪单”的形式分发至承办部门。
5.4.2承办部门收到“信息反馈追踪单”后应依其规定的内容及时间要求予以处理和回复。
信息登记表、信息反馈追踪单
5.5
各相关部门
5.5.1各责任实施部门和人员应对沟通后确认落实的相关事项的执行效果进行自查，并将自查结果及时反馈。
5.5.2对两次以上沟通效果均验证无效的部门主管，沟通提出部门可填报“内部顾客投诉单”交由人力资源部调查，如属实将作为责任人员当月工作绩效考核项目。
内部顾客投诉单
单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P24
文件类别
程序文件
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A 0 文件名称
沟通控制程序
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序号
作业流程
权责部门
作业内容
使用表单
5.1
管理者代表
员工代表
各部门主管
5.1.1经公司全体员工推选，产生的公司职业健康
安全事务员工代表将在公司的公告栏内予以公告（人员、职责和权限），并在公司所发布的手册中明确了相应内容。确保全体员工了解谁是他们的HS事务代表。
5.1.2建立了员工参与机制，员工代表负责组织员工充分
参与公司QEHS管理活动，如：合理化建议活动、对公司的QEHS管理工作进行评价、自主管理活动等。
5.1.3其应就以下HS内容进行参与和协商：
5.1.3.1适当参与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；
5.1.3.2适当参与事件调查；
5.1.3