第一章：项目文件和欧亿·体育（中国）有限公司管理规定
2014年05月05日发布2014年05月05日实施
泰富重装集团有限公司发布
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项目文件和欧亿·体育（中国）有限公司管理规定
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共11页
1范围
本标准规定了工程项目文件欧亿·体育（中国）有限公司管理的内容、原则和要求。
本标准适用于公司承接的各类工程项目实施过程中的文件和欧亿·体育（中国）有限公司管理。
2定义
项目内部文件:指在项目实施过程中以本公司的名义产生的各类文件，其中也包括了勘察、设计、咨询的产品文件。项目内部文件也包括以记录形式体现的某些文件。
3项目文件欧亿·体育（中国）有限公司管理的内容
a）外部输入项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的确认
b）项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的编制、校审、评审、会签和审批-
c）项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的修改、变更
d）项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的编码和标识
e）项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的发送、交付和接收
f）项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的保管
g）项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的入库归档
h）项目文件和欧亿·体育（中国）有限公司的作废和销毁
4项目文件欧亿·体育（中国）有限公司管理基本原则
a）项目文件欧亿·体育（中国）有限公司除按本标准的要求进行管理外，还应按相关程序文件和规定进行管理。
b）所有外部输入的项目文件欧亿·体育（中国）有限公司，使用前应由项目相关经理组织人员进行确认。
c）项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司发布前必须由规定的有资格的人员进行编制、校审、评审、确认和会签。
d）项目文件欧亿·体育（中国）有限公司需修改、变更时，需再次进行校审、评审和确认。
e）确保文件欧亿·体育（中国）有限公司状态清晰，易于识别用途和管理。
f）工作现场应及时获得所需的有效版本文件欧亿·体育（中国）有限公司。
g）按规定的范围和份数发放文件和欧亿·体育（中国）有限公司。
h）确保应归档的文件和欧亿·体育（中国）有限公司及时入库归档。
i）过期作废项目文件和欧亿·体育（中国）有限公司及时撤除，过期作废的有保存价值的文件和欧亿·体育（中国）有限公司应作适当标识。
5项目文件欧亿·体育（中国）有限公司管理要求
5.1外部输入项目文件欧亿·体育（中国）有限公司确认和分发
5.1.1项目有关批文、评审纪要、会议纪要等重要依据性文件由项目经理负责进行分发。
5.1.2用户提供的项目设计基础欧亿·体育（中国）有限公司，使用前应由项目相关经理组织人员按《设计输入管理规定》（Q/CH-GZB0205）,《顾客财产控制程序》（Q/CH-CX0119）进行评审和验证，如发现错误或疑问，应及时与用户沟通，进行澄清或修改。项目相关经理负责分发己确认的文件欧亿·体育（中国）有限公司。
5.1.3分包商提供的项目文件欧亿·体育（中国）有限公司应在使用前由项目相关经理组织人员进行验收确认，并负责分发。
5.2项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司编制、评审、验证和审批
5.2.1项目内部文件按相关标准所规定的内容和深度、公司各专业作业指导书的要求进行编制。作为项目产品（成品）的文件还应按《项目产品文件编制基本规定》（Q/CH-GZB0102）,《项目产品文件出版统一格式》（Q/CH-GZB0103）进行编制。作为项目过程内部管理文件（常作为记录的一种形式形成）的编制格式按形成过程的作业规定进行编制。
5.2.2项目产品（勘察、设计、咨询）文件按相关控制程序文件进行校审、会签、评审和审批。
5.2.3系QHSE记录的项目文件应按相关过程控制程序文件进行管理。
5.3项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的修改、变更
5.3.1项目文件的修改应在修改处进行标记，以便文件使用人员快速、有效识别，并进行其它相关文件的修改。
修改标记方法如下:
a）图纸文件:用云形线圈标记。
b）文字文件:用“字符底纹”、“字形变化”、“字体颜色”或“（审阅）修订”等工具进行标记。
c）电子表格文件:用“填充颜色”、“字形变化”等工具进行标记。
5.3.2修改的文件欧亿·体育（中国）有限公司需要升版时，应按《项目文性编码标识统一规定》（Q/CH-GZB0104）填写版次和说明。其中图纸文件应在云形线圈标记旁，加注△符号，并在△符号内填写相应的版次。
5.3.3属于项目变更管理范围的文件欧亿·体育（中国）有限公司的修改，应执行《项目变更管理规定》（Q/CH-GZB0107）。
5.4项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的编码和标识
5.4.1项目内部文件和欧亿·体育（中国）有限公司的编码执行《项目文件编码标识统一规定》。
5.4.2项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的标识包括:
a）公司专用图纸图签、专用表格格式及文件的专用封面格式;
b）公司专用的图标、名称标志;
c）公司公章、勘察、设计咨询文件专用章;
d）文件欧亿·体育（中国）有限公司唯一性编号;
e）文件欧亿·体育（中国）有限公司版次及说明;
f）各级验证、审批的签署;
f）标识章；
具体标识要求执行《标识和可追溯性控制程序》（Q/CH-CX0120）。
5.5项目内部文件欧亿·体育（中国）有限公司的发送、交付和接收
5.5.1确认有效并经验证审批有效签署的项目文件欧亿·体育（中国）有限公司才能进行发送和交付。
5.5.2项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的发送应执行《项目文件和欧亿·体育（中国）有限公司发送规定》（Q/CH-GZB0106），并开成文件欧亿·体育（中国）有限公司发送记录。属于产品交付性质的勘察、设计、咨询产品文件、工程竣工文件和欧亿·体育（中国）有限公司按《产品交付和防护控制程序》（Q/CH-CX0121）进行交付。
5.5.3项目电子文件的发送和归档，应清楚的注明项目文件码、文件名称。
5.5.4接收文件欧亿·体育（中国）有限公司的人员应予以检查，以确认自己收到正确的文件欧亿·体育（中国）有限公司。
5.5.5需向用户提交的中间成品文件欧亿·体育（中国）有限公司，一般应由项目经理负责提交。
5.6项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的保管
5.6.1项目文件和欧亿·体育（中国）有限公司应进行分类上夹或装袋保管:
a）每个欧亿·体育（中国）有限公司夹（袋）都应注明项目名称、项目代码、文件欧亿·体育（中国）有限公司总名称和顺序号，便于查找。
b）每一夹（袋）中不同类型的文件欧亿·体育（中国）有限公司应进行适当分类，需要时应编制欧亿·体育（中国）有限公司目录。有条件时，每类相隔之间用分页纸分开，并在分页纸突出部分注明文件类别。
c）对信函、电子邮件、传真和会议纪要等欧亿·体育（中国）有限公司应适当分类，并按最新收到的在上的顺序进行保管。
5.6.2欧亿·体育（中国）有限公司夹（袋）应由使用人妥善保管、并适时进行整理，并撤除无用的文件欧亿·体育（中国）有限公司。
5.6.3设计、勘察、咨询项目或总承包项目中的设计、勘察、咨询过程应按《设计、勘察、咨询项目预立卷规定》（Q/CH-GZA0701）分阶段进行项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的预立卷。设计各专业负责人应完整保管本专业项目的全部文件欧亿·体育（中国）有限公司。
5.6.4工程项目完工后，除应入库归档的文件欧亿·体育（中国）有限公司外，其它文件欧亿·体育（中国）有限公司应保存在专业组公用欧亿·体育（中国）有限公司架（框）上，便于大家共享使用。
5.7项目文件欧亿·体育（中国）有限公司的入库归档
5.7.1项目经理及项目各类经理及专业负责人应根据《项目文件编码标识统一规定》、《科技档案管理规定》（Q/CH-GZA0702）,《电子档案管理规定》（Q/CH-GZA0703）等的要求，及时向档案管理部门提交需归档入库的纸质文件及电子文件。
5.7.2能提供重要依据或证明价值的接收和发出的传真、电子邮件、信函等文件由项目相关经理成册后归档。