编制
王晓红
审核
李建庆
批准
张建敏
日期
2009.9.1

1目的
确保所有与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的场所都能使用现行有效的文件。

2范围
适用于公司质量／环境／职业健康安全管理体系文件(包括相关的外来文件)的控制。

3职责
3.1质检科、安保科负责公司质量／环境／职业健康安全手册、程序文件的管理。

3.2各科室负责本科室文件管理。

3.3质检科、安保科负责以公司的名义下发的与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的红头文件和外来文件的归口管理。

4工作程序
4.1文件的分类、控制方式和编号。

4.1.1公司文件分为质量／环境／职业健康安全管理手册，程序文件和作业文件。公司作业文件包括管理文件和技术文件外来文件为与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的外部文件，包括外来标准和顾客提供的图样。

4.1.2文件的控制方式
A)受控：质量／环境／职业健康安全管理体系覆盖的各科室和各车间使用的与体系有关的文件及提供给第二方，第三方审核的文件，为受控文件，采用编制分发号方式控制，需要时加“受控”标志。

B)非受控：一次性发给顾客或相关方等用于交流文件为非受控文件，这些文件不受文件更改和换版的控制。

4.1.3编号
本规定适用于公司层面上的手册和程序文件的规定，各科室、车间参照执行。

A、手册
(1)文件代号：
Q：手册
LM/YL：公司代号
XXX：手册分类：Q.E、S(质量／环境／职业健康安全)Q(质量)、
E、(环境)、S(职业健康安全)
(2)版本号
XXX——X
XXX：年代号：2002 2003……
x：版本序号：A、B……
B、程序文件：
(1)文件代号：指程序文件合订本的代号
P：程序文件
LM／YL：公司代号：同手册规定
XXX：程序分类：QES或Q或E或S (同手册规定)
(2)程序文件编号：指单个程序文件的代号
P LM／YL N XXX：程序号：见程序文件清单中的序号
(2)版本号
(3)XXX：年代号：2001、2002……
L：版本序号：A、B……
4.2文件的编制与批准。

4.2.1公司质量／环境／职业健康安全管理手册由质检科负责组织制订，管理者代表审核，经理批准，公司质量／环境／职业健康安全管理体系程序由质检科、安保科负责组织制订，科室和车间负责人审核，公司主管领导批准；公司作业文件自行组织制订，科室和车间负责人批准，必要时由科室、车间负责人审核，公司主管领导批准。

4.2.2以公司名义下发的与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的红头文件由主管科室拟稿，负责人签字，如需各科室共同办理，则由牵头科室拟稿后，有关科室负责人会签，公司主管副经理或经理签发。

4.2.3公司下发的与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的技术文件，由有关科室和车间拟稿，部门负责人签字后，公司主管经理签发。

4.3文件的分发和管理
4.3.1公司质量／环境／职业健康安全管理手册和程序文件由质检科、安保科根据规定的分发范围编制分发号，加盖受控标识分发至各有关部门，建立文件分发记录。

4.3.2公司与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的红头文件，由科室提供分发范围，质检科、安保科按照分发范围编排分发号发放，并建立分发记录。

4.3.3收文科室做好收文记录，如需二次分发，做好发文记录。

4.3.4有明确实施期限的受控文件，自文件超期之日起，自行作废不再回收。确需回收或销毁的，由文件分发部门在文件上注明并负责回收，对回收或销毁做记录。若需保留已作废的文件，由分发科室和车间做出标识并做记录。

4.3.5质检科、安保科由专人管理质量／环境／职业健康安全管理手册程序文件，各科室和车间配备专(兼)职文件管理员管理本单位质量／环境／职业健康安全管理体系有关的文件。

4.3.6公司各科室及各车间负责将获取的与质量／环境／职业健康安全管理体系有关的外来文件进行识别，确认并编号发放。

4.3.7质检科、安保科编制受控文件清单，并且定期更新。清单内容包括：文件的名称、代号、版本、归口管理科室和车间、数量、修改状态等。

4.4文件的更改
4.4.1文件更改由文件使用科室和车间以《文件更改审批单》的形式向质检科、安保科提出，按原文件审批程序执行后，文件持有科室和车间根据《文件更改审批单》要求组织更改。如需管理科室指定其它科室或人员审批时须获得原审批科室和车间所依据的背景欧亿·体育（中国）有限公司。

4.4.2更改方式
A)在原文处划改：更改内容较少时，可依据《文件更改审批单》由文件持有科室指定专人将要更改内容划掉，在适当处写上更改内容。

B)更页或换版更改：当文件更改内容较多时，进行换页更改或换版更改，同时收回作废文件。

4.5文件的复印
受控文件不得自行复印，确需复印时，必须经过文件管理部门审批，复印件按受控文件管理。

4.6文件的评审
4.6.1如出现下列情况之一时，文件管理科室和车间应适时进行评审：
A)管理机构、职责发生变动。

B)体系审核和管理评审对体系提出的必要改进要求。

c)重大环境因素或危害发生变化时。

D)作为文件制订依据的外来文件变化时。

E)采用新工艺、新材料、新管理方式时。

F)其它原因。

4.7文件的销毁
作废文件需回收并销毁时，由质检科、安保科统一销毁并做记录。

4.8文件的借阅
文件借阅时，填写文件借阅登记表，由借阅人签名，并在规定的期限内由出借人催促归还。

4.9文件归档
需要归档的文件，使用科室和车间做好记录后，交质检科、安保科归档保存。

5相关／支持性文件
5.1记录控制程序。

6记录
6.1文件更改审批单。

6.2文件会签审批表。

6.3文件清单。

6.4文件发放／回收记录。

6.5文件借阅登记表。

洛钼集团冶炼有限责任公司
记录控制程序

代号：P—LM/YL—02—QES
版本：2009A
共3页

编制
王晓红
审核
李建庆
批准
张建敏
日期
2009.9.1

1目的
对记录进行控制，以提供产品、活动符合要求和质量／环境／职业健康安全管理体系有效运行的证据。

2范围
适用于公司控制质量／环境／职业健康安全管理体系的各项记录。

3职责
3.1质检科负责记录的归口管理，具体负责体系审核，管理评审的记录的保存。

3.2安保科负责环境体系运行记录的归口管理。

3.3安保科负责职业健康安全体系运行记录的归口管理。

3.4科室和车间负责本科室和车间记录的管理。

4工作程序
4.1记录的标识。

4.1.1科室、车间的记录可采用名称、编号、时间、顺序号等标识。

4.1.2同一种记录用形成时间或顺序号标识。

4.2记录的收集整理
4.2.1质量／环境／职业健康安全管理体系运行过程中形成