前台来访接待工作流程 前台接待主管 前台接待专员 客人 ①整理当天 预约记录 ②确认与提醒 访问事宜 ③来访登记 ④通知被访者 ⑥引领会见 来访 客人等待 ⑦来访信息录 入，记录汇总 审核 ⑧存档 结束 预约客人来访接待工作流程说明 任务概要 节点控制 预约客人来访接待工作管理 相关说明 各部门人员将预约客人情况知会前台，前台接待专员每日汇总当日预约记录，整理出当 天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由、接待者 ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ 通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜 客人到访，礼貌相迎并让其填写《公司来访客人登记表》 确认客人身份及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候 被访者确认来访后告知让客人等候及等候地点等事项 前台接待专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见 送走客人后，前台接待专员将来访客人信息录入相关信息系统 当日来客访问信息的及时汇总，报办公室主任审核后存档 前台来电转接流程 前台接待专员 外部单位人员 开始 ①听到电话铃 响 拨通电话 ②拿起话筒接 听 ③倾听来电事 宜 范围内 范 围 外 ④处理 ⑤转接 在单位 明确被访人在否 不在 ⑥告知情况 ⑦留言记录 结束 前台来电转接工作流程说明 任务概要 节点控制 ① 前台来电转接工作管理 相关说明 前台接待专员听到电话铃声响起 前台接待专员在电话铃响3声之内一定要拿起话筒接听，电话接通后，可说“您好，这 里是XX公司” ② ③ ④ 前台接待专员认真倾听对方来电事由 前台接待专员对自己职责范围内能够处理的事情直接回复对方 前台接待专员对自己职责范围外或直接找人的电话进行转接，若明确知道对方要找的人 在办公室，则进行转接 ⑤ ⑥ ⑦ 若前台接待专员明确知道对方要找的人不在办公室，则明确告知对方，并请对方留言或 问明事由自己代为转告 若对方同意留言或前台接待专员代为转告，则前台接待专员要记录清楚对方的单位、姓 名、联系方式、要找的本公司人员、事由等，并跟对方确认无误后结束电话 信函收发工作流程 行政部经理 前台接待专员 开始 ①接收信函 ②登记 审核 ③分信 有 是否有明确收信人 无 ④拆信 审核 ⑤回信 ⑥寄信 ⑦登记信息 结束