2范围
本程序适用于公司质量和环境管理及职业健康安全管理体系体系所涉及的文件。

3职责
3.1总经办负责管理性文件的控制。

3.2工程部负责技术文件的控制。

3.3文件使用部门及人员负责使用文件的保管。

4程序
4.1文件的编制、审核和批准
4.1.1质量和环境管理体系文件根据策划的安排组织编写，管理性文件由总经办组织编写，技术文件由工程部组织编制，文件标识应齐全。

4.1.2文件编制完成后应审核和批准，手册和程序文件由管理者代表审核，总经理批准，第三层次管理性文件由部门负责人审核，主管经理批准。

4.1.3技术文件的编制按《技术文件管理制度》执行。

4.1.4经批准生效的文件由主管控制部门建立《有效文件清单》。

4.1.5管理性文件的编号按下面规定执行：
WGY／×××××××－××××
发布年号（记录编号时不用）
文件顺序号
质量或环境管理体系条款号
文件类别
企业代号
QEMS表示质量和环境管理体系手册
QP表示质量管理体系程序文件
EM表示环境管理体系程序文件
OM表示职业健康安全管理体系手册
OP表示职业健康安全管理体系程序文件
CM表示第三层次管理文件
4.2文件的发放、回收
4.2.1文件由主管部门统一发放，填写《文件发放（回收）记录表》，由领
用人员签收，发放的文件应加以“受控”标识。

4.2.2管理性文件由拟制部门填写《文件发放（回收）记录表》，并经拟
WGY/QP423－2003
文件控制程序
版本号
A
修订码页次
2／2
制部门负责人批准后，交总经办发放，技术文件按《技术文件管理制度》执行。

4.2.3使用单位如因文件破损或丢失需重新领用时，管理性文件领用需经管理者代表批准后，由主管部门更换或补发。技术文件及欧亿·体育（中国）有限公司由部门负责人批准后，由主管部门更换或补发，并在《文件发放（回收）记录表》上注明。

4.2.4因更改而需要更换的失效文件或因其他原因而需收回文件时，主管部门应及时从持有者手中收回文件，并注明。

4.3文件的更改
4.3.1技术文件的更改由所需者填写《文件更改通知单》，经技术部门主管审核，主管副总批准后实施。

4.3.2管理性文件的更改由所需者填写《文件更改通知单》，经原拟制部门领导审核，管理者代表批准后实施，少量更改可采用换页方式，更改较多时应变更文件版本号。

4.3.3更改后的文件除有新审批程序要求外，其他继续按原审批程序重新批准。发放范围同原文件范围，收文人在《文件更改通知单》上签收以示确认。

4.3.4更改后的管理性文件应同时标注修订状态，以版本号（大写英文字母）和修订码（阿拉伯数字）标识，手册和程序文件的修改应逐次分别记入手册和《文件控制程序》的修改页中。

4.4文件的保存、借阅和作废
4.4.1文件可以书面或电脑软件形式贮存。

4.4.2文件保存环境应干燥、清洁、防腐，保持文件完好。

4.4.3需借阅文件时，借阅人填写《文件和记录处理单》，经主管部门批准后办理发放手续，借阅文件由主管部门按期收回。

4.4.4因各类原因失效的作废文件由主管部门，填写《文件和记录处理单》，体系文件及欧亿·体育（中国）有限公司类由管理者代表批准后实施，技术文件及欧亿·体育（中国）有限公司类由主管经理批准后实施。

4.4.5需保留的作废文件应加盖“暂留”印章，并与有效文件分别存放。

4.5外来文件的管理
4.5.1外来技术文件由工程部负责确定其有效性，并在《技术文件和欧亿·体育（中国）有限公司归档登记表》的备注栏中注明外来文件，其管理执行前述相在条款规定。

4.5.2法律法规由总经办按《法规要求与获取程序》规定进行确定和控制。

4.5.3顾客提供的技术文件由工程部按《顾客财产控制程序》规定执行。

4.6本程序形成的记录由工程部和总经办执行《记录控制程序》规定。

5相关文件
1）技术文件管理制度2）法规要求与获取程序
6相关记录
(1)文件发放（回收）记录表(2)文件更改通知单
(3)文件和记录处理单(4)有效文件清单
温州港源电子有限公司企业标准
WGY/QP423－2003
文件控制程序
（A／0）
分发号：
受控状态：
使用部门：
发布日期：实施日期：
温州港源电子有限公司发布
温州港源电子有限公司
质量和环境管理程序文件修改控制页
页次号
修改条款
修改日期
修改人
审核
批准
温州港源电子有限公司
文件发放（回收）记录表（QER423-02）
NO：
发放（回收）文件
名称和编号
发放份数
发放部门
发放人
回收部门
回收人
序号
持文件单位
份数
文件持有者
签收人（日期）
交文签字（日期）
备注
注：1、文件发放、回收部门据此单作为文件发放、回收记录，并保存备查。

2、发文前，应按发放范围填写持文件单位、份数和持有者，然后报部门主管批准后，由办公室逐一发放、登记。

3、回收时，按持有者在回收签字栏签名，待留存的在备注栏内注明。

拟制：批准：日期：