QP-4.24A&EP-4.54A记录控制程序 版本：02页修订:02 第1页共4页 此文件属『东莞市耀鑫实业有限公司』之高层管理文件,未经管理者代表许可,不得擅自复印。 编写：____年月日 审核：____年月日 (部门负责人) 批准：____年月日 (管理代表) 页码1234567891011121**415 修订02020202 页码161718192021222324252627282930 修订 记录控制程序 CONTROLOFRECORDSPROCEDURE (QP-4.24A&EP-4.54A) QP-4.24A&EP-4.54A记录控制程序 页修订:02 第2页共4页 此文件属『东莞市耀鑫实业有限公司』之高层管理文件,未经管理者代表许可,不得擅自复印。 1.目的：为了确保公司的各类记录得到有效的管理，使体系的实施及运作具有见证性和可追溯性，以及为体系的改进及 产品的可追溯性提供原始数据,特制定本程序。 2.范围：适用于公司各类管理体系运行过程中所产生的各种记录的控制。 3.术语/定义： 3.1日历年：当前年度的任何一天到下一年度的最后一天为一个日历年(如当前记录产生为2000年5月20日，须保存为一 个日历年，则须保存至2001年12月31日)。 4.职责： 4.1体系办：负责主导本程序的建立、实施及维持。 4.2其它部门：配合DCC实施、维持本程序。 5.运作内容： 流程图作业程序责权部门/人员相关文件及记录 5.1记录的种类： 5.1.1内部记录：培训记录、设备检验校准记录、内 部审核记录、管理评审记录、能源资源消耗记 录、生产的记录、合规性评价的记录等。 5.1.2外来记录：监测报告、建设项目环境影响报告 表、建设项目环保设施竣工验收监测报告等。 5.1.3特殊记录：BYD产品的模夹具图及更改的记录、 BYD产品的PPAP及更改的记录、BYD产品生产检 验记录、BYD产品测试记录等、顾客指定的记 录以及政府机关规定的记录。 5.2记录表格的使用: 5.2.1各部门根据有关活动和产品的特点，按实际需 求使用记录表格。 5.2.2各部门确保使用的记录表格必须为有效的版 本，可循以下路径下载有效版本的表格：\\文 控中心-dcc\Public\管理体系文件 5.2.3各部门如需要新出、更改或取消记录表格，按 《文件控制程序》规定进行。 5.3记录的填写： 5.3.1记录按规定的格式进行填写、确认审批，不适 用的地方需注明“不适用”或“N/A”。 5.3.2记录一律用钢笔或圆珠笔填写,填写后的记录不 得涂改；如需更改,则需签字或盖章。 5.3.3记录填写要确保字迹清晰、完整。 ★5.3.4每一个顾客指定的检验记录必须被保持，除非 BYD以书面放弃。实际的测试结果(计量值或计 数值)必须被记录。对计量性测量而言，简单的 检验通过/失败记录是不可接受的。 5.3.5记录的编号按《文件/设备编号指引》有关规定 执行。 5.4记录的保存： 5.4.1记录的保存期由管理代表及各部门负责人决定, 记录在《文件记录》上，并按《文件记录》的 要求进行保存。如可行，各部门应尽量使用电 各部门 DCC及各相关人 员 DCC及各相关人 员 DCC及各相关人 员 《文件控制程序》 《文件/设备编号 指引》 《文件记录》 开始 记录表格的使用 记录的填写 记录的种类 记录保存 QP-4.24A&EP-4.54A记录控制程序 页修订:02 第3页共4页 此文件属『东莞市耀鑫实业有限公司』之高层管理文件,未经管理者代表许可,不得擅自复印。 流程图作业程序责权部门&人员相关文件及表格 脑数据库进行记录的保存。 ★5.4.2除非BYD另外规定,与BYD产品相关的生产件批准 文件、工装记录、采购订单和更改的记录必须 保存到该产品满足现用生产和服务的有效要求 时间后再加一个日历年。 ★5.4.3BYD产品的生产检验和测试记录(例如：控制 图、检验和测试结果)必须保存到产生记录当年 后再加一个日历年。 ★5.4.4内部审核和管理评审记录必须保存三年。 5.4.5各部门应对本部门的记录进行定期收集、整 理、标识,按一定的索引编入目录查阅、储存和 保管。 5.4.6记录存盘标签可参见附件一。 ★5.4.7记录的保存必须遵守与安全/法规特性相关联的 特殊要求。 5.4.8所有作废或取消之控制文件，如需保留则盖上 “作废保留”印,而其它被取代的记录可注明 “取消”或“CANCELLED”字样,以防止因疏忽 被使用。 ★5.4.9记录必须贮存在防火的安全地点。计算机中的 记录需要备份，备份文件必须贮存在耐火橱柜 中或者与原件分开贮存(不同的建筑物内)。避 免损坏或丢失,并放置在易于取阅的位置，特别 是涉及安全法规件(敏感点)的记录。 5.5记录的查阅： 5.5.1各部门有关人员如因工作需要，需查阅有关记录 时，应先经记录保管部门负责人同意，然后向 记录管理人员说明所查记录的名称，由管理员 负责查找。 5.5.2查阅记录时，应注意保持记录的完整、清洁， 查阅后及时将记录整理好，由记录管理员放回 原处。 5.6记录的控制管理 5.6.1记录的控制应满足有关法律法规和顾客要求。 5.6.2各部门负责人应定期对记录进行核查，对于超 过保存期限的记录应及时销毁处理。 DCC及各相关人 员 DCC及各相关人 员 < 6.相关文件： 6.1《文件控制程序》--QP-4.23A&EP-4.45A 6.2《文件/设备编号指引》----------WI-4.23a 7.相关记录：无 8.附件： 8.1附件一:《文件夹标签》 记录的查阅 结束 记录的控制管理 QP-4.24A&EP-4.54A记录控制程序 页修订:02 第4页共4页 此文件属『东莞市耀鑫实业有限公司』之高层管理文件,未经管理者代表许可,不得擅自复印。 附件一： 《文件夹标签》 各个部门英文代码，例如：DCC 存放文件的名称，例如：检查指引，体系文件，外来文件等 工程文件：以产品编号表示，A01XX~Z99XX，例如：A0807 体系文件：以相关体系条款序号表示，例如：WI-4.23a等 外来文件：以带括号数字表示，若需按客户或文件类别分类，则以带括号客 户名称或者文件类别表示，例如：(1)、(BYD)、(环境报告)等 部门代码 文 件 名 称 索引序号