河北康威医药经营有限公司
文件名称
有关记录和凭证的管理制度
文件编码
ZD—014--2003
起草人： 骆计营
审核人： 王胜从
批准人： 骆亚勋
起草日期：2003.9.23
审核日期：2003.10.20 批准日期：2003.10.21
发放部门： 各 部 门
执行日期：2003.11.1
一、目的：加强各类质量记录和凭证的使用，管理与保存。
二、适用范围：公司各类质量记录和凭证。
三、责任：
1、质管科指导、检查，各岗位人员正确填写记录与凭证。
2、各岗位人员正确填写记录与凭证。
四.制度：
1、本制度中的记录仅指质量体系运行中涉及的各种质量记录，如：购
进记录、入库验收记录、出库复核记录、销售记录等。凭证为与业务经营活动相关的各类表格。
2、表格记录的格式首先由用户提出，报质管科统一制定和修订。
3、表格及记录的印制发放由质管科负责办理。记录和票据的使用部门
对自己管辖内的记录，票据的使用、保存及管理负责。
4、有关业务经营活动中，各质量环节的表格票据均由各岗位有关人员
填写，由各部门负责人每年收集、整理、并按规定归档、整理、保管。
5、各填写人员应真实、完整的按照填报说明填写记录与表格，不得随
意改变内容。
6、写记录的具体要求是：
（1）、须用钢笔或签字笔填写记录与凭证。
（2）、记录填写及时、准确、真实、完整，不能提前或后补记录。记录、凭证要书写工整，字迹清晰、用语准确规范，药品名称、批准文号、生产批号、有效期、姓名等项目不得简化，不得使用代号、代码。
（3）记录不得空项，无填写内容时，可在空格处画横线表示。不能撕
毁或任意涂改记录，如特殊情况需要更改时，应在原处划线，在旁边重写，签名并注明更改日期。
（4）实行计算机录入数据，质量记录签名部分要手工填写。
（5）质量记录应妥善保管，防止损坏和丢失。
7、填写的相关人员应按时间整理按年度将记录与表格装订存档，以便于对业务经营活动中的问题进行跟踪。
8、各部门的相关记录和表格，保存至超过药品有效期1年，不得少于3年。
9、票据要求：
（1）本制度中的票据主要指购进票据和销售票据；
（2）购进药品和销售药品要有合法票据，并按规定建立购销记录，做到票、帐、货相符；
（3）各类票据由部门人员按照有关法律、法规的规定制作、填写；
（4）严格票据的控制、保管、使用管理，杜绝违规、违法使用票据的行为；
（5）购进票据和销售票据应保管十年。
10、质管科负责对记录和票据的日常检查，对不符合要求的情况应提出改进意见。