兴 元 丽 都 项 目 分 公 司 文 件
兴都字2005年内第002号
关于公司收发文件管理制度通知（试行）
为了规范兴元丽都项目分公司的收发文制度，从2005年2月1日起做以下规定：
所有公文办理由办公室负责，一般包括登记、批办、承办、拟办、核稿、签发、印刷、用印、传递、归档、销毁等程序。
公司的收发文，由办公室负责签收或发文登记，属于公司领导新收件，一律交收件人亲自拆封。
公文登记后，由办公室根据总经理指示，转交各位领导传阅，如需转交有关部门阅办,应由办公室送交,并经登记,收件人需要在收发文登记表上签收并写明时间以便存档及查阅。
传真至总公司审计部、董办审批转董事长审批的文件、合同等，办公室经办人应在收发文登记表上写明时间并及时催办落实；收到董办的文件及政府有关文件办公室经办人应该在收发文登记表上签名并写明时间，以便分管领导检查。需要复印的及时复印送交项目副总、总经理。
阅读文件应按照规定范围，秘密级以上文件必须到办公室阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还，秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。
各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员对承办的公文必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。自己经手处理的公文应件件落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误。
公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷，当年文件应于第二年第二季度前完成归档立卷。
各级员工调动时应将手上的文件清理移交清楚。凡参加会议带回的文件应及时送办公室登记保管。
没有必要存档查阅的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁，销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销，秘密级以上文件，不准做废品处理，一律集中按有关规定处理。
十、 凡是有公司文件、合同、营业执照（含副本）、经营许可证、组织机构代码证等，未经分管副总经理及总经理批准一律不准带出公司，亦不得复印或向他人提供复印件。
十一、 兴元丽都项目分公司发文格式：
（一）对内发文包括通知、规章制度等编号为：兴元丽都项目分公司文件，兴都字2005年内第XXX号
（二）公司的有关合同编号为：兴元丽都项目分公司文件，兴都字2005年合第XXX号
（三）呈报董办转董事长审批的文件编号为：兴元丽都项目分公司文件，兴都字2005年呈第XXX号
（四）对外发文编号为：兴元丽都项目分公司文件，兴都字2005年外第XXX号
以上属于兴元丽都项目分公司收发文试行规定，其它不足之处按兴元总公司有关规定执行。
附收发文登记表样式：
序号
文件名称
发文部门
发文时间
收件人
收件时间
备注
主题词： 收发 文件 管理 制度 通知
呈报： 陈总 杨经理 沈经理 宋经理
送：项目公司各部门
经办 审核 批准