采购培训 THE BUSINESS REPORT 2022 YOUR LOGO Xxxx有限责任公司 目录 基础数据 业务流程 01 02 Xxxx有限责任公司 01 章节 PART 基础数据 可以建立供应商档案，维护供应商必要的数据。包括名称、编号和地址。 供应商管理 可以在线的查询供应商信息。 可以合并供应商。 可以建立随机的供应商质量、成本、服务、差异报告。 可以建立供应商列表。 采购员设置 在系统中，若你是采购员，则你所建立的任何单据，只能是由你负责。 在系统中，可以设置采购员采购件的分类。 例如：采购员A负责采购五金类； 采购员B负责采购机电类； 思考：采购员是否需要负责采购不同的物料分类。 审批层次 审批层次确定了企业的采购业务中，由谁来审批；并且若某人无权审批时，又由谁来审批。 在采购中即是参与采购业务的人员 在采购业务中指采购、审批、计划 指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。 审批层次结构 例如：若工作包括采购、审批； 职位包括采购员、供应课课长、物流总监、财务总监、总经理； 雇员包括A、B、C、D、E、F六人分别担任不同职务。 则审批层次可为: 单据控制通过严格的文本审批和安全控制保证只有被授权的人才能操作单据，影响采购业务。 单据的安全级别 单据的访问级别 单据批准的规则 单据控制 单据的安全级别 安全级别有4种： 公共的：系统中所有用户都可存取该单据。 私有的：单据创建者和审批者可存取该单据。 采购的：单据创建者、审批者和所有的采购员可存取该单据。 层次的：单据创建者、审批者和所有审批层次上高于单据创建者的用户。 例如：设置计划采购订单为私有的，则只有输入计划采购订单和审 批该订单的人可以存取。 设置采购请购单为采购的，则所有的采购员、审批该单据提出请购者能存取该单据。 仅查看：只允许查看单据。 可修改：可查看、修改、冻结、关闭单据。 完全的：可查看、修改、冻结、关闭、取消、最终关闭单据。 单据的访问级别 访问级别有3种 中有两个访问选项级别高于以上访问级别，自己可审批：若该选项为Yes，则建立单据的用户可自己审批；审批者可修改：审批单据的用户可修改该单据。 注意 建立单据者对自己的单据可作除审批以外的操作。系统的访问控制对已存在的单据作用；用户若能进入建立单据的窗口，就能建立单据。 注意 单据的审批规则 职位(position)：指雇员在企业中的职务。如供应科科长、采购员。 采购业务中出现的文本类型。如标准请购单、内部请购单、一揽子协议、计划采购订单、标准采购订单。 单据类型 可以控制以下几方面的权限。科目、分类、金额、位置。 例如：某人只能审批10000元五金类采购订单，则设置为 采购订单，10000元，五金类。 审批权限 例如：供应科科长可审批标准请购单，可审批10万元的标准采购订单 物流总监可审批计划采购订单，可审批100万元的标准采购订单 单据的审批规则构成 供应科科长 审批 标准请购 思考：审批权限应该如何设置 物流总监 审批 标准采购订单 自动来源 在自动规则中，指明了物品、供应商和单据（报价单或计划采购订单） 例如：在自动来源规则中设置 A物品由供应商B、C提供，现有与B有关的标价单D和与C有关的 报价D和计划采购订单E。 在建立采购A的订单时，我们可以根据自动来源规则寻找相应 价格。思考：如何应用自动来源规则。 供应商项目目录册用来查询物品的历史价格、自动规则等情况。若曾经采购过某物品，即系统中存在采购订单，则在建立新的采购订单时，可以从供应商项目目录册中查到相应的情况，从而得到比较合理的价格。 供应商目录册 思考：使用供应商项目目录册的优点。 Xxxx有限责任公司 02 章节 PART 业务流程 采购询价 询价单是反映本方需求，要求供应商作出回答的单据。 在询价单中，有物品、数量、日期、发货等信息。 建立询价单后可输入供应商的清单，表示该询价单要发给哪些供应商，并且可注明反馈途径，如：电子邮件、传真等。 报价单是供应商对询价单的反馈。 采购订单 采购订单：用来明确表示一次采购业务。 采购订单中包含了订单应包含的信息。如定购的物品，数量，价格，要货时间，发货情况，接收情况和付款、运费等其它条款。 采购订单需要审批，原因是价格的存在。所以采购订单可能会存在多版本，所以采购订单不同于采购合同。 使用：除标准采购订单外，其它类型在使用时需要下达审批成为实际订单。思考：计划采购订单、一揽子订单、标准采购订单和合同采购订单的用法。 采购订单类型 一揽子协议：与计划采购订单类似，但没有价格信息，只有总金额。 合同采购订单：与一揽子协议类似，但没有物品信息。 标准采购订单：表示一次采购，适用于紧急采购和零星采购。包含了订单应有的信息。 计划采购订单：表示长期定购，适用与供应商的一揽定购。包含了含了订单应有的信息。 采购接收路径：用来控制接收是否检查，是否直接入库 采购接收选项：用来控制采购接收时各种可能性。 采购订单建立 手工建立订单，输入必要信息提交审批。 手工 采购订单建立有两种方式。 1.通过请购单汇总，自动生成采购订单。 2.下达采购计划订单、一揽子计划和合同订单。 自动