宁波远洲大酒店行政部政策与程序目录
序号
项目
页数
印章管理制度
第1页
档案管理制度
第2页
档案借阅制度
第3页
公司行文规定
第4页
公文处理制度
第5页
合同签署管理制度
第6页
保密制度
第7页
例会制度
第8-9页
接听电话
第10页
目的Objective
规范公章的使用
政策Policies：
酒店公章使用必须按本制度规定办法管理，所有人员必须绝对遵守本管理办法的各项规定，违反者将受纪律处分，以致追究法律和经济责任。
程序Procedures：
酒店公章存放于行政办，由总经理负责保管。
行政办秘书负责登记公章的使用记录。
酒店各部门经理处保存公章使用申请表。
所有公章使用者必须填写公章使用申请表。
使用公章，先报本部门经理及总经理批准，后报行政秘书处登记、盖章。
外部单位往来公函需盖酒店公章，先由公函接收部门审核来函，再报财务部经理审核后，报行政秘书处盖章。
酒店内各部门需盖酒店公章，先填写公章使用申请表，由部门经理审核后，报财务部经理审核确认，报行政秘书处盖章。
酒店内员工个人因私需盖酒店公章，先报送相关合法欧亿·体育（中国）有限公司到人力资源部审核，经人力资源部经理审核确认后，填写公章使用申请表，报行政秘书处盖章。
行政秘书负责定期将公章使用记录归档保存。
酒店内所有档案均为保密欧亿·体育（中国）有限公司，任何人不得以任何方式或形式将其泄露出去，否则将追究其法律责任。
档案需妥善保管，部门的档案应锁在部门经理的办公室内，部门秘书的档案需对档案柜加锁保存，密件需加盖“密件”章后加锁保存，销毁时应使用碎纸机进行销毁，但需事前进行登记并得到部门经理的签字批准。
各部门需建立基础之档案：收到文件，发出文件，收到传真，发出传真，收到电子邮件，发出电子邮件，内部会议记要，对外会议记要，表格汇总表，表格副本，政策与程序，工作岗位职责，部门人员架构，营运采购清单，预算，每月排班记录，假期记录，加班记录，培训档案，每月盘点记录，固定资产记录，评估记录，每天工作报告，每周工作报告，每月工作报告。
各部门应按照本部门的需求合理的建立档案，以备查询。
每年2月份需清理往年的档案，除常用文件以外可利用箱储的形式收藏，但需仔细的在箱外表明内藏的文件及年份。
档案通常保存5年，见证酒店历史之档案应分类一直保存。
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