受控状态：
分发号：
程序文件
版本号/修改状态：A/0版
文件编号：HM-CX-4-01
文件控制程序
颁布时间：2014-4-1实施时间：2013-4-1
西安豪美木业有限公司
文件控制程序(章节号：HM-CX-4-01)
目的
为加强我公司对文件的控制工作，确保与质量、环境一体化管理体系有关的场所能及时获得使用文件的有效版本。
适用范围
本程序适用于对于我公司质量、环境管理有关的各类文件的控制。
术语定义
文件—指我公司所购买、制定接收的与QE管理有关的文字材料、图纸、照片、计算机磁盘等图文电子载体。
文件管理—指对质量、环境管理体系文件的编制、批准、标识、编号、发放、使用、评审、更改、回收、作废归档的控制工作。
职责
4.1总经理负责批准发布质量、环境手册、程序文件。
4.2管理者代表负责审核质量、环境手册程序文件。
4.3各部门负责相关文件的编制、使用保管。
4.4办公室负责本程序的编制、更改组织实施，并负责控制质量、环境手册、程序文件等QE管理体系文件、行政管理文件、外来文件等的控制管理。
4.5技术部负责技术文件检验文件等的管理。
4.6生产技术部和车间负责生产过程中各类文件的管理。
4.7销售部负责合同、订单等与顾客相关的文件的管理。
4.8.采购部负责采购仓储相关文件的管理。
工作程序
5.1文件编制
5.1.1质量、环境手册程序文件由管理者代表组织有关部门编写。
5.1.2公司各部门负责编制本部门的相关文件及日常管理文件。
5.1.3办公室负责组织对文件的会审汇编等管理工作。
5.2文件的编号
5.2.1文件编号按下列规则要求执行：
质量、环境手册编号：
企业名称代号——体系代号——手册代号——章节号
例：DJ-QE-SC-8.1表示陕西祥瑞消防技术有限公司质量、环境管理手册第8章第1节。
程序文件编号：
企业名称代号——程序文件代号——章节号——顺序号
例：DJ-CX-7-02表示陕西祥瑞消防技术有限公司程序文件第7章第2个程序文件。
作业文件编号：
部门代号——顺序号
各部门接收外来文件，属于应受控文件时要及时分类记入受控文件清单，仍采用原编号。
文件需转发时由转发部门编制转发通知并规定受控编号发放号。
5.2.2受控文件在发放时要盖红色受控专用章，在其中填写编号发放号。
5.3文件的审批
5.3.1质量、环境手册、程序文件由管理者代表审核，总经理批准。
5.3.2公司其他与质量、环境管理体系有关的支持性文件，由有关职能部门组织编写，经部门负责人会审后，报管理者代表审核，总经理批准，并报办公室备案。
5.3.3审核批准要在文件上留有审核人批准人的签字，以使存档备查。
5.4文件的发放及控制
5.4.1文件实行分层次控制制度，公司质量、环境管理体系文件由办公室发放，各部门日常工作文件由各部门控制，各种受控文件要加盖“受控文件”印章并按规定编号。各部门要将所制定并管理的有关的受控文件分别计入“受控文件清单”，以便管理控制。
5.4.2为确保产品质量，用于生产现场的有关文件，尤其是法律、法规及其他要求等文件应使用有效版本。各部门人员在接收或发放受控文件时要做好接收发放登记，借阅文件也要做好借阅登记。
5.4.3在生产过程中需要购买的工作书籍，经总经理同意后购买，办公室要建立台帐并按公司规定编号、受控。借用时管理人员要做好相应的登记，借用人要妥善保管，调离单位时应主动交还。
5.4.4由政府部门上级单位下发的有关QE管理的文件，要经办公室登记，并报管理者代表在原文件上批阅给承办部门或人员，主管部门接到文件后要按领导批示认真办理；各主管部门在转发文件时要做好记录，编号要知执行5.2条款的规定。外来文件原件由主管部门保留，以备平时查用或年终归档。
5.4.5使用人将文件损坏或丢失时，必须在领用申请中做出说明，办公室在补发文件时给予新的发放并在文件发放记录表的备注中注明原文件损坏或丢失。
5.4.6任何人不得随意借用他人受控文件复印，如果发现没有红色受控印章的复印文件，办公室有权利没收。
5.5文件的更改
5.5.1文件的内容如不能正确指导产品生产或不符合国家有关要求时必须进行更改，应由提出更改文件的部门报送更改材料，应附有充分的理论依据。质量、环境管理体系文件由管理者代表领导有关部门及人员充分评审现行文件的适宜性后，再做修改。
5.5.2文件更改内容应由文件的原审批人审批，当原审批人变化时，由接替其岗位或其授权人审批。
5.5.3文件更改批准后，必须由各部门领导主持实施更改，文件更改时要注明更改标识更改生效时间。当文件需换版时，应按文件发放记录表上的使用者收回作废的旧文件。只局部更改时，可向使用人员发文件更改通知单及相关文件更改记录表，说明更改内容生效日期。
5.5.4文件的更改方式
在原文件条款上手写“更改”并签名或留印章，更改的新内容见文件更改记录表，或者局部换页更改（由于在一页上多次更改），并做好发放记录。变更内容应及时传达到相关部门或人员。
文件内容多次更改时必须重新印制文件，原文件版本作废由发文件部门逐级收回。
5.6文件的作废
5.6.1文件经多次或大幅度修改时应换版，原文件作废，还有因各种原因已明确作废的文件，
都应立即停止使用，并及时收回。
5.6.2作废文件由办公室收回后及时加盖“作废文件”印章，并在文件发放记录表受控文件清单的备注栏注明“作废文件”及日期。
5.6.3需作废保留的作废文件，文件管理人员要在受控文件清单的备注栏注明“作废保留”，并在文件封面上再加盖“作废保留”印章。
5.6.4确定无保留价值的作废文件，经管理者代表批准，办公室应在监控下统一销毁，并做好文件销毁记录，监控人也应在记录表上签字。
5.7文件的归档管理
5.7.1要坚持“使用方便、控制要点”的原则，公司各部门都应按照职责要求归口管理各类文件，在每年三月前按档案管理规定及时归档。
5.7.2产品生产过程中所使用的各类文件、欧亿·体育（中国）有限公司要及时、完整的整理。按有关规定送交办公室保存。
5.7.3借阅文件时，要经管理者代表同意，并在“借阅文件登记簿”上登记，借阅人要签字。
5.7.4质量、环境管理体系有关文件记录的保管期限为三年。其它文件、记录欧亿·体育（中国）有限公司按欧亿·体育（中国）有限公司规定要求的保管期限执行。
相关文件记录
6.1《记录控制程序》
6.2《文件更改通知单》
6.3《文件/记录处置申请单》
6.4《受控文件一览表》
6.5《文件/记录借阅登记表》
6.6《文件收/发记录表》