名称
山东格瑞德空调集团公文管理制度
文件编号
GD-00-01-行06
修改状态主管单位
董事会秘书办公室
页码
第1页共10页
一、目的
公文与制度是企业文化的一部分，企业文化是企业员工共同遵守的行为准则和价值观。为使集团及分公司公文处理工作进一步规范化、制度化，提高公文质量和公文处理效率，保证公文的严肃性，结合集团的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围
适用于集团及分公司所有文件的起草、审批、发放及外来文件的转发。
三、职责
1、董事会秘书办公室为集团公文的归口管理部门。
2、董事会秘书办公室负责处理外来文件及各分公司对集团董事会领导的请示、报告，负责处理所有以集团名义上报、下发的公文文件，并对集团各分公司的公文处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行公文处理的分公司、部门及个人进行督导。
3、分公司综合办公室（含营销管理部，下同）负责本公司上报、下发文件的归口管理，负责接收、处理、宣贯和落实集团转发的外来文件及集团下发的规章制度、工作指令、通知、通报等文件。
4、分公司根据业务需要，设置专职或兼职行政文员，负责各类制度、公文等信息的传递、接收、处理、跟进落实和保管存档等工作；
5、集团领导、集团各部门负责人、分公司负责人应加强对本部门、本公司公文处理工作的领导和检查。
四、具体规定
（一）公文的定义
1、公文—指集团在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式，以纸质或电子方式为载体的文书。具体包括：集团下发的公文；分公司上报或下发的公文；集团各部门上报或
名称
xxxxx公文管理制度
文件编号
GD-00-01-行06
修改状态主管单位
董事会秘书办公室
页码
第2页共10页
下发的公文；集团及分公司对外（包括政府机关、其他事业单位）往来公文等。
2、公文处理—指公文编制、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
3、外来公文—指政府部门、欧亿·体育（中国）有限公司协会等外部行政、事业单位（转）发给集团公司的公文，
一般不包括商务文件。
4、内部公文—指在集团公司内部使用的公文，包括集团下发的或分公司下发的规章制度、计划总结、报告、会议纪要、通知、通告、通报、任命、决定和阶段性规定等等。
5、上行文—是指分公司向集团总部或职能管理部门请求指示、汇报工作、反映情况、答复询问等所用的公文，文种有“请示、报告”等。
6、下行文—是集团或集团职能管理部门向各分公司下发的文件，分公司向分公司所辖单位或人员下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
7、平行文—是指没有行政隶属关系或职能管理关系的各分公司用于联系业务或往来活动的知照性文件。
（二）公文的种类
公司常用公文种类包括制度类文件、体系类文件、红头文件、方案类文件、通知类文件、会议纪要、商函类文件、请示类文件、外来文件九大类。
1、制度类文件主要指规范员工工作行为、指导员工工作方法的公司法制性文件，包括规章制度、规定、办法、工作程序、流程、部门职责、岗位说明书等。
2、体系类文件主要指公司用于指导质量、环境等体系运行的文件，包括管理手册、程序文件、三层次文件等。体系类文件由质量控制部归口管理，经管理者代表签字生效。对体系文件的规范（包括起草、审核、审批、格式、发放、存档等规定）本制度不做规定，见程序文件有关规定。
3、红头文件指套用公司红头下发的文件，只适用于遵照执行的公司重大决定、决议、组织机构设置、人事任免、重大奖励或处分通报等。
4、方案类文件主要指为指导某重大活动、阶段性工作的文件，包括计划、方案等。
名称
xxxxx公文管理制度
文件编号
GD-00-01-行06
修改状态主管单位
董事会秘书办公室
页码
第3页共10页
5、通知类文件主要指传达某项工作或临时性工作任务的文件，包括通知、通告等。
6、会议纪要指会议内容的记录性文件，一般用于传达会议内容、存档备案等。
7、商函类文件主要指平级单位或不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，或向有关主管部门请示批准和答复审批事项时使用的法定公文。
8、请示类文件：是上级机关请求指示、批准时所使用的公文。
9、外来文件指外单位、政府机关传达给公司的文件。
（三）公文的编号
公文为便于存档、查阅，公文下发部门在签批下发时按此规定编号。
1、制度类文件的编号方法：
编号组成形式由企业代号、公司代号、制度系列代号、具体文件编号，部分之间用短划“—”隔开。
GD—XX—XX—XXX
1）企业代号用公司名称格瑞德集团有限公司的“格”和“德”两个字汉语拼音的第一个大写字母“GD”表示。
2）公司代号：集团公司用“00”表示、销售工程公司用“01”表示、空调公司用“02”、主机公司用“03”、复合材料公司用“04”、风电公司用“05”、其他公司经沟通董事会秘书办后采用新编号。
3）制度系列代码：用01、02、03等分别表示：
GD—00—01集团公司下发的企业管理制度
GD—00—02集团公司下发的工作程序、工作流程
GD—00—03集团公司下发的部门工作描述、职责划分文件
GD—00—04集团公司下发的岗位工作描述文件
名称
xxxxx公文管理制度
文件编号
GD-00-01-行06
修改状态主管单位
董事会秘书办公室
页码
第4页共10页
4）顺序代号用制度类别加两位阿拉伯数字组成。制度类别按系统分为六部分，分别为销
售、生产、行政、技术、财务、人力资源。
举例：空调公司下发的第1号生产管理制度用编号：GD—02—01—生01。
注：制度类文件的编号由集团信息化部控制。
2、制度类文件所附表单的编号方法
XXX-附表X
3、红头文件的编号方法：
格瑞德（XXXX年）XX号
顺序号
年号
注：红头文件的编号由集团董事会秘书办公室控制。
4、方案类文件编号方法：
格瑞德X字（XXXX年）XX号
顺序号
年号
性质代号
5、通知类文件编号方法：
TZ—XX—XX—XXXX—XX号
顺序代号
年号
部门缩写
公司缩写
通知代号
举例：集团综合办公室14年下发的第5号通知为“TZ—集团—办公—2014—05号”
空调公司通风人防车间14年下发的第4号通知为“TZ—空调—通风—2014—04号”。