0 作业管理部QCD科 如何写好管理标准类文件 (质量体系基础知识系列培训一) 广 州 风 神 物 流 有 限 公 司目 录 一、管理标准制定的目的和意义 四、管理标准制定的步骤 二、管理标准在公司体系文件中的位置及关系 三、管理标准类文件易出现的问题 五、案例简介与学习一 管理标准制定的目的和意义 1.1 管理标准相关概念-1 1）管理体系：建立方针和目标并实现这些目标的相互关联和相互作用的一组要素 如：如质量管理体系、财务管理体系 2）管理体系文件：风神物流管理体系文件指公司级程序文件（二级文件）和管理标准 如：文件控制程序、记录控制程序、不合格品控制程序（二级文件）；容器管理办法、五阶段评价管理办法（三级文件0一 管理标准制定的目的和意义 1.1 管理标准相关概念-2 3）管理标准：关于公司组织和业务管理的规定（涉及多个岗位或者跨部门） 如：文件适用于多个岗位，如采购管理办法， 4）操作性文件：用来指导某个岗位的工作或生产作业的文件，包括作业指导书、检验规程、作业标准等 如：包材检验作业指导书，KD件集配作业指导书一 管理标准制定的目的和意义 1.2 管理标准制定的目的和意义 提供适宜的培训—可以作为培训教材 具有重复性和可追溯性 在同一时间内向大众传播一致的信息 节省时间，不需要对方法和过程每次都进行说明 可以作为记录和备忘录 有助于输出的一致性 提供沟通的渠道和实施的方法二 管理标准在公司体系文件中的位置及关系 公司体系形成一个金字塔，即： 质量方针 质量目标 质量手册（1级） 程序文件（2级） 管理标准或作业指导性文件（3级） 记录（4级） 可以合并或引用 可以合并或引用 可以合并或引用三 公司标准类文件易出现的问题 问题1 流程不清或者没有流程 重要性：流程是体系文件的根本，其他所有要素是对流程的说明 a）什么情况下需要流程？ 1、特定是输入条件、输出结果； 2、三个以上的步骤； 3、多人或部门完成； 4、个人职责权限不同； 5、重复发生。问题1 流程不清或者没有流程 重要性：流程是体系文件的根本，其他所有要素是对流程的说明 b)流程必要内容： 1、所有相关部门的活动和职责（标准流程图及说明）； 流程图直观明了，说明详细列示各个步骤的细节要求、出现的文本，相应的政策规定和管理规定等等； 2、必要的表单记录；（有明确是输出） 表格是流程运行中使用的必备工具； 三 公司标准类文件易出现的问题问题1 流程不清或者没有流程 重要性：流程是体系文件的根本，其他所有要素是对流程的说明 c）优秀的流程的四个特点： 正确 廉价或便宜 容易或简单 快速 即在保证正确的流程输出的前提下，尽量使流程快速、容易和便宜（减少资源投入，也降低成本）。 三 公司标准类文件易出现的问题问题1 流程不清或者没有流程 重要性：流程是体系文件的根本，其他所有要素是对流程的说明 d）流程图例 三 公司标准类文件易出现的问题问题1 流程不清或者没有流程 重要性：流程是体系文件的根本，其他所有要素是对流程的说明 e）部门流程梳理开展的步骤 1、列出流程清单(分类、现有、补充) 2、与最小工作事项对应、编号，厘清思路 3、进行流程调查 4、初绘流程 5、编制文件、会签； 三 公司标准类文件易出现的问题问题2 责任不清晰，沟通不到位 重要性：责任是流程执行的关键，文件编制须组织相关部门部门沟通、打合，并形成一致意见； 责任的界定方法： 文件编写前，编制部门须充分调查和沟通（通过调查生成调查表，详细记录相关部门的职责、涉及的活动，需要的信息）； 调查的方式可以通过会议、现场调查、询问等多种方式展开； 通过调查和打合，相关部门须形成一致意见，意见不一致时应提报上级领导裁决； 三 公司标准类文件易出现的问题