本标准由四川省富邦钒钛制动鼓有限公司提出。

本标准由四川省富邦钒钛制动鼓有限公司委托企业管理部组织起草。

本标准主要起草人：张涵朱健。

Q/FBG00005－2013
记录管理标准
1范围
本标准规定了记录的分类与分级、记录设置、标识、填写、传递、保密、保存、评审、
查阅等内容。

本标准适用于四川省富邦钒钛制动鼓有限公司对各种记录的管理。

2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准引用而成为本标准的条款，凡是未注明日期的引用文件，
其最新版本适用于本标准。

GB/T13016-1991标准体系表编制原则和要求
GB/T13017-1995企业标准体系表编制指南
3术语和定义
3.1公司——四川省富邦钒钛制动鼓有限公司。

3.2××管理部门——公司规定的某项职能的管理部门。

3.3记录分类：记录按性质分为原始记录、报表、分析、台帐、外来记录五类。

3.3.1原始记录----通过一定的形式如表格、票、单、卡、记录本、计算机自动采集、数
据备份等，用数据或文字对活动过程中所发生的具体事实进行最初的直接记载。包括生产、
建设活动过程中产生的原始记录和管理活动过程中产生的原始记录。

3.3.2报表----是以连续登记的原始记录为基础，定期取得活动欧亿·体育（中国）有限公司的经常调查，同时也
是按照国家统计、会计等制度，自下而上搜集、提供欧亿·体育（中国）有限公司的方式和报告制度。包括各种日
报、旬报、月报、季报、半年报和年报。

3.3.3分析----是依据原始记录和报表对活动结果和过程的有效性和适宜性进行评价的
欧亿·体育（中国）有限公司性记录,包括综合分析和各种专业分析。

3.3.4台帐----是对原始记录或报表中的指标数据定期进行分类、序时登录而形成的欧亿·体育（中国）有限公司
性记录，包括综合台帐和各种专业台帐。

3.3.5外来记录----包括顾客和供方以及其它相关方等外部单位制定或编写发放到公司的相
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关记录。

3.4记录分级----记录分为公司级记录和二级记录。

3.4.1公司级记录——公司专业管理部门制定的适用于全公司或本专业的通用记录。

3.4.2二级记录——公司专业管理部门或二级单位制定的适用于本部门或本单位的专用
记录。

4职责
4.1企业管理部负责公司记录的统一管理，审核公司级记录的设置和更改、废止，协调相关
记录之间关系，定期清理公司级记录、目录，开展记录实施情况监督检查考核等，各职能部
门负责保管各自部门的相关记录。

4.2公司专业管理部门和二级单位负责建立健全、管理和执行各种记录，审核本部门或本
单位二级记录的设置和更改、废止，协调相关记录之间关系，定期清理记录目录，定期评审
本部门或本单位设置的记录，开展记录实施情况监督检查考核等。

5管理内容与要求
5.1记录的分类分级管理
5.1.1根据管理的需要，各单位应对记录实行分类控制和统一管理。

5.1.2公司级记录由公司企业管理部统一管理；各专业管理部门和二级单位负责管理所
使用的公司级记录，确保使用有效版本；二级记录由各单位管理。

5.2记录的设置
5.2.1记录作为一种具体的操作文件，原则上应随相应文件产生，也可根据业务流程单
独设置。

5.2.2记录的设置要求：
5.2.2.1适应公司生产经营管理需要并符合国家法律法规和公司有关管理制度。

5.2.2.2符合记录编制基本原则和标识方法。

5.2.2.3公司级记录由各专业管理部门提出，企业管理部统一设置；二级记录由各单位统
一设置。

5.2.3严格控制记录的数量。有关单位新增记录时，应首先进行相关记录目录和内容查
找，其次是对相关记录进行分析以确定这些相关记录是否可以覆盖或包容新增记录的内
容。必要时记录设置单位可组织有关单位对新记录的设置进行论证，取得基本一致意见，
若各单位之间出现分歧，应服从企业管理部的协调。

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5.3记录的编制和标识
5.3.1记录编制的基本原则
5.3.1.1必要性原则：记录的设置和编制应根据管理需要并有充分的依据。

5.3.1.2唯一性原则：同一活动过程的记录必须是唯一的。

5.3.1.3可操作性原则：记录力求简明扼要，便于实际操作。

5.3.1.4通用性原则：记录力求格式、指标和封面标准化、规范化和通用化。

5.3.2记录一般采用表格形式，记录格式应规范固定，必须有规定的编号，同时一般应
包括填写单位（岗位）和人员、时间等栏目，需要时设置份数（联）及审核和批准人等。

对报表还应设置统计范围、指标解释、报送要求等，同时必须确定传递确认路线和时间、
保存单位和期限。

5.3.3记录编号规则
5.3.3.1定期记录要设置统一编号，记录编号设在左上角。

5.3.3.2记录编号方法：
Q/FB-XX-JL（X）XXX-XXXX
设置或修订年份，用四位阿拉伯数字表示
编号（001－999），用三位阿拉伯数字表示
记录种类代码原始记录（Y）、报表（B）、台帐（T）、分析（F）
记录特别代码
各记录编制使用部门代码见（附录H）
公司代码FB，
标准代码
5.3.3.3外来记录按外来记录编号执行，公司和二级单位不再另行编号，接收单位登记备
案。当需要使用记录编号时可注明为“外来记录”。

5.4记录的保密按公司保密制度中有关规定执行。

5.5记录的制发权限及审批程序
5.5.1新增公司级记录（不含一次性、临时性记录），由设置部门或单位填写“记录设
置申请、审批表”（附录D）并附上规范的记录格式送企业管理部审批编号后，由设置部
门或单位下达通知执行。未经审批，未标明编制单位、审批单位及编号的公司级记录均属
非法记录，各执行单位应拒绝使用，并向企业管理部反映。新增二级记录由各单位审批。

5.5.2手工填写记录的印刷，经记录使用单位领导审批后方可提交印刷，原则上一次印
刷量不能超过2年的使用量。重要记录（如物资计量单、产品转移记录和质量证明书等）
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在印刷时要设置流水号。

5.6记录的更改、废止
5.6.1公司级记录的更改、废止由设置部门或单位填写“记录更改、废止申请审批表”
（附录E），并附上更改后规范的记录格式或废止理由送企业管理部审批后，由设置单位
向记录使用单位发记录更改、废止通知。严禁未经授权和批准对记录格式及内容做任意更
改或停止使用。更改、废止二级记录由各单位审批。

5.6.2新的记录格式使用后，旧的记录格式同时废止；作废的空白记录由使用单位负责
销毁。对本标准批准前已印制的记录，可延长使用期限，最后截止时间为2013年12月31日；
各单位在原印制记录使用截止时，必须书面报告企业管理部备案后，方可启用新的记录。

5.7记录的填写
5.7.1填写原则
5.7.1.1有效性原则：确保各作业现场填报或使用有效版本记录。

5.7.1.2真实性原则：记录必须真实反映活动过程的实际情况。

5.7.1.3及时性原则：必须及时填写记录规定内容。

5.7.1.4完整性原则：对规定的填写内容必须填写。

5.7.2填写和传递方式：记录按填写方式和传递载体（方式）分为四类，后两类又称为
电子媒体记录（见5.13电子媒体记录的管理）。

5.7.2.1人工填写并通过人工传递的记录；
5.7.2.2人工填写并通过电话或传真传递的记录；
5.7.2.3人工在计算机上录入并通过计算机网络传递的记录；
5.7.2.4计算机自动采集形成并传递的记录。

5.7.3填写要求
5.7.3.1人工填写要求
a)按记录设置的项目及时逐项填写，不得缺项。指标数据为“0”时，在填报数据项里
必须填“0”；当某些项目不需要填写时，必须用“／”明示。

b)各种书面记录一律用钢笔／签字笔／圆珠笔填写（需送档案部门保存的记录不得使
用圆珠笔填写），其中报表一律用蓝色/黑色钢笔填报，不能漏、错记，随时整理，不得后
补、伪造；数据用标准阿拉伯数字填写，文字填写字迹工整、规范，做到清晰、整齐，能
准确识别；需要复写的记录，要复写清楚；填写人员和复核人员要签全名并填写填报时间。

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c)记录的内容要完整、齐全，提供的数据、欧亿·体育（中国）有限公司要准确，语言要简练。其中报表还要
做到数据准确、平衡关系清楚，数字上下对齐、左右平直、不出格，并符合报表通用格式
要求。

d)记录一经填写完成，原则上不允许任何单位或个人涂改。如系笔误或经证实原有记
录不准确，需改正时，不能涂抹或用刀刮，可在记录上采用“划改”方式进行更改----把
错处用两横线划去，将正确数据或文字写在划去的错处上方，加盖记录人员印章以保留原
有记录的可识别性（写不下时应引向明确的地方并填写完整）。如果一式数份同时复写的，
要同时复写改错，并在每份改错处加盖经办人印章。凡涂、贴、刮方式改动或无经办人印
章的记录一律无效。

e)认真爱护保管记录，不得随意乱涂乱画和撕扯，保持整洁、干净；设置有流水号的
记录不得缺页，作废页在右上角注明“作废”字样并数联齐全予以保存。

5.7.3.2统计系统人工录入要求
a）各单位建立手工数据录入统计系统规范，确保录入统计系统数据的规范性、准确
性。

b）录入统计系统的数据与相关手工记录的数据必须一致。

c）按统计系统录入画面设置的项目逐项填写，原则上不得缺项。当指标数据为“0”
时，在填报数据项里必须填“0”，不得空项；
d）对意外情况造成数据无法上传时，要及时与企业管理部信息化专员联系，采取其
它措施进行补救。

5.8记录的收集、传递
5.8.1各单位记录填写人及时按规定时间和传递路线向有关单位和人员传递，保证数据
的及时性。记录报出或传递前应进行严格审核把关，确认无误。属于保密的记录只能按规
定的途径传递给相应的单位或人员。

5.8.1.1采取人工传递的书面记录（涉及部门间或单位间）时，需要履行签字确认手续
的应办理“记录交接登记表”（附录A）。书面报表、分析、总结等重要记录与对应的台
帐、原始记