2．0适用范围
适用于公司管理服务工作中各种规定记录的管理工作。

3．0职责
3．1公司品质部负责人对各类记录的编制、编码、使用、保存进行审校和实施检查。

3．2各部门的记录填写应遵守本规程关于记录控制的规定和要求。

4．0程序要点
4．1记录的作用
4．1．1证据的作用：为体系、过程、活动是否符合规定提供证据。

4．1．2分析的作用：为分析过程是否在受控状态提供分析的信息、数据和欧亿·体育（中国）有限公司。

4．1．3追溯的作用：为追溯过程的实施和结果提供追溯。

4．2记录的形式和来源
4．2．1公司形成记录的形式有以下类型，但不限于以下类型：
质量体系文件规定、设计并要求填写的格式记录；
凡需填写、编制、绘制的凭证、单据、台账、清单、签收单、计划、登记表、措施卡、卡片、图表、报告等规定格式形成的记录。

4．2．2供方提供的记录。

4．3记录形成的要求
4．3．1应使用规定的记录格式。

4．3．2应由规定的人填制。

4．3．3填写及时、准确、完整、清晰。

4．3．4记录有要求时应按规定履行编制、审核、批准手续。

4．4记录的标识
4．4．1记录由记录的名称和记录的编号及版本号标识予以识别。记录的编码和版本号执行《文件编码标准作业规程》的相关规定。

4．4．2具有追溯作用的记录应编制记录的编号（NO：）
4．5记录的收集
4．5．1记录应按下列要求进行收集：
记录填写、编制部门收集；
记录接收部门收集；
记录归口管理部门收集。

4．5．2记录收集时间：
连续收集；
按月、季、年集中收集。

4．6记录的编目
品质部负责编制公司及各部门使用的《工作记录清单》，按受控文件下发各部门，作为使用、形成质量记录的依据。《工作记录清单》应随记录的增删，表格的更改而更改，以保持其与实际工作的一性。编目更改的实施执行《文件管理标准作业规程》的相应规定。

4．8记录归档
4．8．1下列性质的记录应归档：
有关物业接管验收的记录；
有关委托物业管理合同的记录；
有关持质量策划——计划的计算；
有关质量体系文件发放审批，更改审批的记录；
有关组织机构设置，调整和职责权限规定的记录；
有关重在安全责任事故的记录；
有关火灾、重大治安事件的记录；
有关管理评审内部质量审核的记录；
有关不合格评审、纠正、预防措施的记录；
有关员工绩效考核的记录；
有关工作检查、评比的记录；
有关工作状态、设备档案的记录；
其他有必要作为原始凭证的记录。

4．8．2记录的形成、保管部门应按规定将应予归档的文件归档，详见《档案管理标准作业规程》。

4．8．3归档记录应妥善保存。

4．9记录的贮存环境应有利于防止丢失、损坏、污染、虫食，确保记录的完整性、可使用性。

4．10记录的保管
4．10．1记录形成人或形成部门负责保管。

4．10．2记录的保管人或部门，不得对所保管的记录作非授权的更改、复制、转借。

4．11记录的处置
4．11．1保管和归档超期的记录按《档案管理标准作业规程》的相应规定进行处置。

4．11．2记录的保管部门和保存期限由提出记录要求的文件予以规定。

5．0记录
XH/QR-PZ017《质量记录/表格编码清单》
6．0相关支持文件
6．1 XH/QSXZ·04《文件编码标准作业规程》
6．2 XH/QSXZ·05《质量体系文件和欧亿·体育（中国）有限公司管理标准作业规程》
6．3 XH/QSXZ·06《档案管理标准作业规程》