《捷龙物流股份公司质量体系程序文件汇编》(41页).rar 文件控制程序 1　目　　的 通过对文件进行控制，确保各部门所使用的文件是有效版本。 2　适用范围 本程序适用于总公司办公室以及分公司各单位的文件管理。 3　职　　责 3.1办公室负责公司规章制度等管理性文件和外来文件的归口管理。 3.2　各分公司（以下简称单位）和各职能部门负责各自发放或接受文件的控制。 4　控制程序 4.1　文件的分类 4.1.1　管理性文件，包括： a) 各项规章制度、管理办法及外来文件； b) 相关的法律法规，及包括国家、地方、欧亿·体育（中国）有限公司的标准。 4.1.2　二级单位文件，包括： （1） 操作规程、作业指导书、工艺流程、工作标准（岗位职责）、技术常识和标准、专业业务知识、部门记录等。 （2） 其它质量文件：针对服务经营编制的质量计划、目标、设计输入文件、表格及其它有关质量文件。 4.2　文件的编制、审核和批准 4.2.1　管理性文件由各部门负责编写，分管领导审核，总经理批准。 4.2.2　技术性文件由技术处负责编写、审核，总经理或总经理指定的授权人员批准。 4.3　文件的接收 4.3.1　公司办公室和各单位办公室收到文件后，做好文件收发登记，记入收发文登记表。 4.3.2　文件管理人员将文件呈送有关领导阅批，根据阅批意见，归档或转发，需转发的文件应做好发放登记。 4.4　文件的发放 4.4.1　文件在发布前，由文件管理控制部门对文件进行统一编号，以防止使用失效或作废的文件。文件统一用A4　70（80）g纸型印制。 4.4.2　文件在发布前，文件控制部门应标明其受控状态。文件分为＂受控＂和＂非受控＂两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件为受控，由各主管部门按规定执行。 4.4.3　文件在发放时，由文件的管理部门填写《发文登记表》，经部门负责人批准，按文件名称、适用范围、数量、编号、时间发放给各相关部门、人员，并由接受人在《发文登记表》上签字。 4.4.4　当使用部门、人员的文件破损严重、影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的发放号仍沿用原发放号，文件管理部门、人员，将破损文件销毁。 4.4.5　当使用部门、人员将文件丢失后，应写出书面申请，经企管处负责人核实后，才能补发文件，补发的文件应给予新的发放号，重新执行以上有关程序，并应注明丢失的文件作废。 4.5作废文件的处理 4.5.1　对于作废的文件，文件的管理部门必须从该文件原发放的所用使用场所及时撤出作废的文件，加盖＂作废＂印章，或直接销毁。 4.5.2　公司所需保留的作废文件应加盖＂作废保留＂印章。 4.6　文件的管理 4.6.1　文件由办公室管理。 4.6.2　各相关部门的文件应由专人保管，防止丢失、外泄和丢失，凡供借阅的文件，应办理借阅手续，填写《文件借阅登记表》，未经文件的管理部门批准，不准私自复制和外借。任何人不得在受控文件上乱涂乱画，确保文件清晰，易于识别和检索。 4.6.3　文件管理部门每年应对现有文件进行评审，建立有效文件清单。文件清单定期进行增删，实行动态管理。对载体不是纸张的文件，也应照此规定执行。 5记　　录 5.1　收文登记表 5.2发文登记表 5.3　文件借阅登记表