单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P21
文件类别
程序文件
版 次
A 0 文件名称
记录控制程序
页 次
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1.目的：
通过对公司相关记录的收集、整理、检查、保管、标识、利用和归档，确保提供符合公司体系要求且有效运行的证据。
2.适用范围：
2.1本程序适用于公司体系策划和运行有关的所有记录。
2.2公司其它类型的记录(表单)管理也可参照本程序执行。
3.定义：
3.1记录：阐明公司所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.2记录表单格式：是为确保公司QEHS记录的规范化，而对其规定的统一格式。
4.职责：
4.1各职能部门负责本部门使用的QEHS记录需求的鉴别、设计、装订及保存期限的提出；
4.2商务部负责“记录汇总表”的归口管理；
4.3文员负责对保存期在3年(含)以上的QEHS记录予以定期归档保管；
4.4使用部门负责对本部门的QEO记录进行妥善保管，并及时将相关记录送档案室归档；
4.5超期存放的QEHS记录由其保存部门负责进行销毁；
4.6各部门将所需印刷的QEHS记录数量及时提报采购部门汇总，由体系管理确认版本内容后再统一实施采购。
5.作业（简要流程图如下表）：
序号
作业流程
权责部门
作业内容
使用表单
5.1
各需求部门和人员
5.1.1新QEHS记录格式的需求：各部门需要新的QEHS记录格式时，需自行设计出新的记录格式，明确其使用范围、制作方式、联数、实施日期和保存期限等相关要求后进行审批。
5.1.2原QEHS记录格式的修订：各部门需对原有QEHS记录格式作修订时，由其重新设计出新的记录格式，明确其使用范围、实施日期、版次变更等相关要求后进行审批。
5.2
各部门主管
体系管理
管理者代表
5.2.1审批新的QEHS记录格式时，对牵涉到其它使用部门的，应由需求部门组织其它部门共同评审确认，以确保记录格式的统一和规范。
5.2.2各需求部门在新记录格式的制(修)订时，需严格按执行编号或版次进行变更。
5.3
体系管理
各使用部门
5.3.1经核准制(修)订的新QEHS记录格式，制(修)订部门均须复印一份交公司体系管理备案（包括邮发相应电子文档）；并应及时分发，通知其它相关使用部门。
5.3.2体系管理负责汇总编制“记录汇总表”，并根据QEHS记录的实际变更情况及时予以更新。
5.3.3新版QEHS记录格式正式发布后，库存的记录格式由体系管理和相关使用部门协调后进行合理的处置。
5.3.4“记录汇总表”应清楚地表示出记录的名称、编号、职责部门/人员、保存期限和制作方式等；
5.3.5记录填写时应认真负责，以准确、完整、清晰为原则，严禁在上面乱涂乱划，并不得使用铅笔填写。
记录汇总表
单位名称
广州化兴科创仪器设备有限公司
文件编号
QES-P21
文件类别
程序文件
版 次
A 0 文件名称
记录控制程序
页 次
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序号
作业流程
权责部门
作业内容
使用表单
5.3
体系管理
各使用部门
QEHS记录内容应有授权记录人确认（签全名/章），以确保数据准确有效。对用作标准和合格判定的数据，因故更改时，须在原数据上划上双横线，并在附近空白处清晰填写修改数据后由更改人或指定负责人签字确认。
QEHS记录应当采用格式化和规范化表单，涉及的栏目应填制完整，并有填制人和或相关审核人员签字。对未填写数据或未描述的栏目应在该空栏中打满斜线。
记录的填写和流转时应避免不应有的脏污或破损。
5.3.6具有多联的QEHS记录，原则上应当采取流转传递的方式进行相关内容的填写，以确保该记录全部填制完整后再分发给各相关单位和人员。
5.4
各相关部门