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电子邮件管理程序
编 号：ISMS-B-26
版 本 号：V1.0 编制：曹飞澎 日期：2019-11-01
审核：汪倩 日期：2019-11-01
批准：汪倩 日期：2019-11-01
受控状态
1 目的
为了对组织内员工使用电子邮件（Email）情况进行有效的控制，特制定本程序。
2 范围
本程序适用于组织内电子邮箱的管理和员工使用电子邮件管理。
3 职责
3.1各部门
负责批准组织内电子邮箱的使用申请。
3.2 综合管理部
负责组织的电子邮箱的开通、注销及日常维护管理；
负责员工使用电子邮件情况的监控。
4 相关文件
《信息安全管理手册》
《信息系统访问与使用监控管理程序》
《电子邮件使用准则》
5 程序
5.1 电子邮件使用策略
因工作需要的组织内的员工均可申请公司电子邮箱，组织的电子邮箱的账号密码必须符合《信息系统访问与使用监控管理程序》；
不得使用组织的电子邮箱发送、转发、收取机密信息，不得使用个人电子邮箱发送、转发、收取机密和秘密信息；
组织有权对员工使用组织的电子邮箱情况、在组织内网络使用个人电子邮箱情况以及传送的内容进行监视和记录，并对其内容进行存储备份以用于法律目的。
使用电子邮箱应遵循《电子邮件策略》规定。
5.2 电子邮箱分类
原则上，组织只为个人设置一个电子邮箱。
个人邮箱是组织为员工个人提供的具体邮件地址，由员工个人申请使用。
电子邮件系统邮箱的增删处理由网络管理员操作执行。
5.3 电子邮箱的申请、使用
新员工入职时，在分配完个人PC机之后，由IT人员安装操作系统及工具软件后，为其设置电子邮箱。
电子邮箱的用户名原则为用户职位英语缩写+编号，以方便此邮箱可回收再利用，并设置邮箱别名以方便用户对外发布，密码应该在员工第一次使用时立即更改。邮箱中文名说明上使用员工中文名+(公司部门信息)。
原则上，电子邮箱一旦开启，不允许修改邮箱地址。
5.4 电子邮箱的注销
当员工离职（包括辞职、解聘、离退休）时，由综合管理部通知网络管理员，网络管理员负责注销此邮箱，并在《电子邮箱一览表》注明。
综合管理部网络管理员负责每半年检查一次电子邮件系统的授权使用情况，填写《电子邮箱使用情况检查表》。
5.5 电子邮箱的安全
综合管理部负责与电子邮箱服务提供商签署含有信息安全内容的服务协议。该协议应经技术部经理审核，报公司分管领导批准。IT人员负责监督电子邮箱服务协议的实施。
综合管理部网络管理员负责电子邮箱系统的日常维护，并监控员工使用组织电子邮箱的情况。
综合管理部网络管理员负责监控员工在组织网络使用个人电子邮箱的情况。
当发生或疑似发生信息安全事件时，应对员工使用组织的电子邮箱的情况、在组织网络使用个人电子邮箱的情况以及传送的内容进行存储备份。
6 记录
《电子邮箱申请表》
《电子邮箱一览表》
《电子邮箱使用情况检查表》