公司文件与档案实行统一管理。文件与档案的管理，要做到规范、准确、及时、安全。公司行文要克服官僚主义和文牍主义。总裁办公室是公司文件与档案的主管部门。

称呼规范：
公司本部：指公司总部包括总裁办公室、人力资源部、资金财务部、资产管理部、投资管理部、审计监察部、投资银行部、研究发展部。

各部门：指公司本部各部门及中国木材流通协会
所属公司：指华星大厦、北京地产公司、天津中木、天津奥克亚、华东公司、上海公司及其它公司全资、控股或参股的具有独立法人资格的公司
集团：指中国华星发展集团公司
董事会：本公司董事会。

本规定所称文件是指公司董事会、公司及各部门、所属公司内部之间及与外界（包括政府机构、企事业单位、法人机构、个人）相互交流的书面文档、电子文档、传真、电报、电子邮件、图书期刊、声像材料等。

公司本部的文件管理部门为总裁办公室，凡涉及公司的文件均需由总裁办公室统一安排处理；所属公司的文件管理部门为各公司的办公室或总裁办公室。管理文件与档案的部门要设专职文件与档案管理员。

公司发文：包括以公司名义发文，以部门名义发文，以党委名义发文，以工会名义发文。

文号管理：各部门发文必须先向总裁办公室申请发文文号，发文文号规范如下：
以公司名义发文：中阳光司字 年号，此文号用于公布公司的重大事项及向董事会、政府机构、相关企事业单位发文；
以总裁办公室名义发文：中阳光管字年号，此文号用于涉及总裁办公室业务的发文；
以人力资源部名义发文：中阳光人字年号，此文号用于涉及人力资源部业务的发文；
以资金财务部名义发文：中阳光财务字年号，此文号用于涉及资金财务部业务的发文；
以投资管理部名义发文：中阳光投资字年号，此文号用于涉及投资管理部业务的发文；
以审计监察部名义发文：中阳光监字年号，此文号用于涉及审计监察部业务的发文；
以投资银行部名义发文：中阳光投行字年号，此文号用于涉及投资银行部业务的发文；
以资产管理部名义发文：中阳光资产字年号，此文号用于涉及资产管理部业务的发文；
以研究发展部名义发文：中阳光研字年号，此文号用于涉及研究发展部业务的发文；
以党委名义发文：中国阳光党字年号；
以工会名义发文：中国阳光工字年号。

公司文号顺序以年为单位从001号开始，公司及各部门采用大排序的方式编号。

各部门无须加盖公司章的发文，不须申请文号。

发文种类：
请示：请上级指示和批准。

报告：向上级机关汇报工作，反映情况。

指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。

批复：答复请示事项。

通知：传达公司的重要情况以及相关事项，发布规章制度、要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级公文，公布应当遵守或周知的事项。

决定：对某些问题或者重大行动作出安排。

函：平行部门之间互相商洽工作，答复问题或知会有关事项。

会议纪要和决议：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的。

发文格式：采有B5号纸，横排。

文件抬头：中国阳光投资集团有限公司文件，红字。

文号：加黑宋体小四号字。

主送单位及标题：加黑宋体四号字。

正文：仿宋小四号字，1倍半行距。

单位印章：红色公司章。

日期：加黑宋体四号字，用大写。

抄报、抄送、存档：宋体四号字。

草拟公文应注意以下事项：
内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

反映情况要客观，实事求是。

文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

人、地、物名、引文及时间要具体、准确。

发文程序：
发文部门负责文件的起草工作，文件起草完成后，首先到总裁办公室申请文号，并填写发文登记表。

各部门发文前，首先由部门经理及主管总裁审核，后交由需会签的部门，由会签部门经理签字确认后，交总裁审批。

总裁审批后，由总裁办公室秘书负责盖章及形成正式文件下发。

文件发送与签收程序：
公司本部采用书面签收发式，总裁办公室秘书直接将文件交各部门经理，由部门经理在文件发文单上签收。

对公司所属公司发文，首先由秘书以传真方式发送文件，然后采用邮寄方式递送文件原件，各公司于每月25日，将收到的公司文件，以书面形式签收，再将签收单邮寄回公司，由秘书备案。若属紧急事务，需立刻知悉各公司是否收到文件，秘书需在传真中注明，各公司收到传真后，应立刻以传真形式签收，并由秘书在发文单中注明。

在北京的部门及公司，紧急文件以传真方式，一般文件以递送方式，各公司在文件发文单中签收。若由本公司人员代交，需在发文单中注明。

发文的判行权限：
以董事长署名行文者，应送呈董事长判行。

加盖公司章的发文：应送呈总裁判行。

若因紧急事务，总裁不在的情况下，可由公司主管行政的副总裁代为判行，但须经总裁补签。

以各部门名义发文，无须加盖公章者，由各部门主管总裁判行。

传真发文管理：公司传真由前台负责，公司所有传真必须在前台登记，未登记的传真，前台有权拒绝发送，且可视为未经公司认可的文件。

收文：公司收文由前台负责，发往公司的各类文件均由前台进行登记，公司人员若代为公司传送文件，也应首先将文件交与前台，由前台登记。

收文管理程序：
公文处理：公司的所有收文必须登记，并注明公文转移的去向。前台将公文登记后，交总裁办公室秘书，由秘书根据公文内容向各部门及有关领导分发。若秘书不能判明，由总裁办公室主任决定。秘书须将文件内容、收到时间、去向予以登记，如需存档，秘书要立刻办理文件存档手续。

信函处理：