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远卓管理顾问
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2000.4.
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目的和适用范围
为了对文件实行统一、有效的控制和管理，特制定本程序。本程序适用于九丰集团所有制度文件的管理。

职责
总裁办负责集团所有制度文件和欧亿·体育（中国）有限公司的管理。

总裁办负责所有制度文件和欧亿·体育（中国）有限公司的发放和记录。

所有制度文件和欧亿·体育（中国）有限公司应在总裁办归档。涉及专业性较强的欧亿·体育（中国）有限公司在当年由该专业部门归档保存，年度终了应统一移交总裁办保管。以后可根据文件借阅权限借阅或使用。

文件的分类
集团文件和欧亿·体育（中国）有限公司可分为管理制度文件和程序文件、专业技术文件、人力资源文件以及外来欧亿·体育（中国）有限公司四大类。

—— 管理制度文件规定了企业各项功能的运作和发展原则及要求；程序文件用于描述各部门为实现集团经营目标，开展各项工作的程序；
—— 专业技术文件是对产品质量、安全控制、操作规程等的具体规范；
—— 人力资源文件涉及集团人事档案、考评奖惩记录等欧亿·体育（中国）有限公司；
—— 外来欧亿·体育（中国）有限公司是非本集团编制的文件或欧亿·体育（中国）有限公司，包括外来引用欧亿·体育（中国）有限公司和外来参考欧亿·体育（中国）有限公司，用于补充和支持本集团的各类文件。

文件的编号
4.1 文件的编号分为4个层级,如JG-M-000522-02。

第一层级代表文件所属部门。JG是九丰集团(JOVO Group)代码。（各部门及各下属公司代码详见代码表）
第二层级表示文件的类别。根据文件的分类，共有四种类别——管理制度文件和程序文件（用M表示Management）;专业技术文件（用T表示Technology）; 人力资源文件（用H表示Human Resource）; 外来欧亿·体育（中国）有限公司文件（用O表示Out Source）。

第三层级表示文件的起草或完稿年、月、日时间。000522表示2000年5月22日。

第四层级是本部门本年度文件顺序号。按时间或重要性确定顺序。

各层级间用“-”连接。

文件编制
5.1 任何人均可提出修改或编制文件的建议。

5.2 各部门必须完成职责范围内制度文件的拟订，并按审核、批准程序进行审批。

编制时务必参考原有文件及其他相关文件。

跨部门的程序文件由上级主管部门负责拟订。

文件的初次编写与试用
文件的初次编写在总裁办的统筹安排下，分部门、分责任
人按集团统一的文件格式和写作规定进行撰写。

文件的编写应分清层次与步骤，主流程及其相关的程序文件和
核心管理制度文件先行编写，次级程序文件和管理制度再配合撰写。

文件初次撰写完成后，需试用三个月。在适用期间，文件的修改由原编制人负责实施。

制度试用三个月后，如确认无误，报总裁办审核并由总裁签署。通过后由总裁办统一进行编号，并按文件发放的有关规定进行管理；确认作废的文件及时清除。

文件审核
涉及部门间协作配合的文件，由总裁办负责组织审核。

专业性的管理或技术文件先由上级主管部门初审，再报总裁核。

文件审核时呈报旧文件及其他相关文件。重要文件或牵涉面大的文件，应附有参与会审的人员签名。

所有制度文件均须进行年审，提出有关调整或执行意见。

文件的批准
8.1涉及集团范围的文件、机密/绝密文件、与员工利益相关及牵涉敏感性问题的文件由总裁批准签署。

集团本部部门及区域公司和地域公司内部使用的管理文件在遵
循集团整体管理制度的前提下，可由部门经理或区域公司总经理、地域公司经理负责批准，但必须报集团总裁办备案。

文件的标识
9.1文件编号按《文件编号规定》执行。

9.2发放的文件应有红色“受控”印章和分发号,对外文件和临时性文件除外。

外来文件、欧亿·体育（中国）有限公司由总裁办统一分类、编号，并注明“外来”字
样。

培训或修改用的文件，经人力资源部/总裁办批准或其授权人批
准后可复印，复印件上用红笔注明“学习用”或“修改用”等字样。

机密和绝密文件分别在右上方注明“+”和“++”。

文件的发放
10.1 总裁办负责编制和更新整个集团的《文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录》，文件使用部门（包括区域公司和地域公司）负责编制和更新本部门《文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录》。

文件发放时，总裁办编制《文件发放清单》，报总裁审批后，
按清单发放文件，并在《文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录》上做好发放记录。

部门（包括区域公司和地域公司）内部文件报批后可直接发放，同时报总裁办备案。

文件发放的同时收回所有作废或失效文件，并在文件上加盖
“作废”或“失效”字样，以确保所发放文件正确、完整、统一、有效且不重复。

文件的更改
11.1文件的更改包括修改（划改、增删内容）和换页、换版。

11.2 文件的非受控版本不进行跟踪更改和换版。

11.3任何人均可提出文件更改申请。

11.4涉及整个集团或跨部门的更改需经总裁审批，总裁办填写《文件更改单》，更改人方可实施更改。

部门内的文件更改需部门经理批准并填写《文件更改单》后，更改人方可实施更改，同时报总裁办备案。

文件更改后，应经该文件原审核人审核，原批准人批准后方可
实施。

总裁办对更改后的文件进行编号，并按统一序号对《文件更改
单》归档。《文件更改单》上应注明更改原因，主要更改内容及需要修改的相关文件等。

文件更改后，总裁办或各部门对《文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录》进行相应
的修改。

12文件的保管
凡未注明“对外”的文件均为密级文件（分为秘密、机密、绝密）。

—— 机密和绝密文件限定发放和阅读范围。必须上锁保管;
—— 秘密文件允许在公司内部公开，但不得带出工作区域;
—— 一般性对外文件不属秘密文件，必要时限定发放范围。

文件的保存应有适宜的环境，防止文件损坏。若损坏影响使
用时，文件使用部门可申请更换文件，经总裁办批准后发放新
文件（分发号不变），收回并立即销毁污损文件。

任何文件不许丢失。

文件丢失时，使用人以书面形式说明丢失原因，经总裁办或部门负责人核准后办理领用手续。由总裁办给定新分发号，注销原分发号，并作好有关记录。

临时借用文件，需办理借阅手续。文件使用人应确保文件不流失、不损坏。

作废文件的处理
作废文件的处理由总裁办负责进行。

文件（图纸除外）换页/换版和文件废止时，除留存1份外，
其余作废文件收缴时立即销毁，作好销毁记录。特殊情况来不 及销毁，允许由相关人员在文件封面/作废页上手写“作废”字样（需签名），并尽快交回总裁办销毁。

文件换版和文件废止时，应在《文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录》上作好换版、废止等记录。

文件的年审
总裁办组织原编制部门在每年12月1日至12月25日(根据需要可改变调整此期限)对文件进行年审。年审期间审批的文件当年不进行年审。

年审后，应提交文件年审报告，经原文件批准人批准后，由总裁办负责文件清理，对年审合格的文件加盖年审章后发放使用。

年审后需要更改或作废的文件按第9、11条执行。

超过年审期限未经年审的文件无效。

外来欧亿·体育（中国）有限公司的管理
外来引用欧亿·体育（中国）有限公司为集团直接引用国际、国家或欧亿·体育（中国）有限公司标准及其它有关法规性文件。引用欧亿·体育（中国）有限公司需经总裁办审核、总裁批准后方可使用。引用欧亿·体育（中国）有限公司应加盖“受控”章，列入受控范围。

总裁办应在《文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录》上注明引用欧亿·体育（中国）有限公司。引用欧亿·体育（中国）有限公司的发放及管理按第8、10条执行。

引用欧亿·体育（中国）有限公司的年审，总裁办应组织有关部门核查所使用的标准或法规是否为有效版本，即使补充新的应用欧亿·体育（中国）有限公司。作废的欧亿·体育（中国）有限公司除保留1份外，其余作出标识作为普通参考欧亿·体育（中国）有限公司。

除引用欧亿·体育（中国）有限公司外，其它均属外来参考欧亿·体育（中国）有限公司，由总裁办分类归档，以便检索和使用不列入受控范围。

禁令
禁止使用已作废的文件。

禁止私留有效文件或废文件。

禁止擅自复印、打印文件。

禁止粗心大意地编、审、批文件，承担由粗心大意对文件造成的不良后果。

禁止明知文件有错而不更改。发现文件有错应立即申请修改。

禁止在修改文件获得批准前，按修改后方法工作。

不许丢失秘密文件。

严禁泄漏机密、绝密文件。

主要相关文件
JG******** 文件编号规定
JG******** 文件写作规定
主要相关表单
JG******** 文件更改单
JG******** 文件发放清单
JG******** 文件/欧亿·体育（中国）有限公司目录

附：九丰集团及下属公司代码表
集团公司
代码
区域公司
代码
地域公司
代码

集团
JG
粤辉区域公司
JY
庆丰地域公司
JYQ

业务管理部
JB
市场部
JYM
业务科
JYQB

投资发展部
JI
业务部
JYB
气站
JYQG

人力资源部
JH
财务部
JYF
财务科
JYQF

财务管理部
JF
行政人事部
JYA
行政人事科
JYQA