档案归档范围及整理规范实施细则 第一条 为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。 第二条 档案归档范围 详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。 第三条 档案整理原则 （一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。 （二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。 （三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。 （四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。 （五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。 （六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 （七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。 第四条 档案整理细则 （一）组件 1.件的构成 归档文件一般以每份文件为一件。 正文、附件为一件。 （2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。 （3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 （4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。 （5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。 （6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。 （7）转发文与被转发文一件。 （8）简报、周报等材料一期为一件。 （9）原件与复印件为一件。 （10）正本与翻译本为一件。 （11）中文本与外文本为一件。 2.件内文件排序 （1）正文在前、附件在后。 （2）正本在前，定稿在后。 （3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。 （4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。 （5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。 （6）转发文在前，被转发文在后。 （7）原件在前，复印件在后。 （8）不同文字的文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数民族文字文本在后。 （9）中文文本在前，外文本在后。 （二）分类 归档文件一般采用年度——保管期限等方法进行二级分类。 1.按年度分类 将文件按其形成年度分类。 （1）跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。 （2）跨年度形成的会议文件归入闭幕年。 （3）跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。 2.按保管期限分类 按照《公司管理类档案规档范围及保管期限表》（见附件），将归档文件按划定的保管期限分类。 （三）排列 1.归档文件应在分类方案的最底一级类目内，按时间结合事由排列。 2.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。 3.会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 （四）编页 1.纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。 2.页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。 3.文件材料已印制成册并编有页码的；拟编制页码与文件原有页码相同的，可以保持原有页码不变。 （五）装订 1.归档文件一般以件为单位装订。 归档文件装订应牢固，安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。 装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。 2.应根据归档文件保管期限确定装订方式，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。 3.用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 4.永久保管的归档文件，宜采用线装订法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。 5.永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。 第五条 档案的移交 （一）各机构、各部室规范整理归档文件后，按照《公司档案管理办法》中档案移交规定，及时向公司档案归口管理部室移交。 （二）公司普发性文件，并已在发文机构或部室留档的文件，移交时无须重复交档。但文件为其他归档文件的附件或补充说明时，需要一并归档。 第六条 本实施细则适用于公司本部及各级分子公司。 第七条 本实施细则由公司档案管理办公室负责解释。 第八条 本实施细则自会议通过后发布施行。 附件：1.直角装订方式 2.《公司管理类档案归档范围和保管期限表》 附件1： 附件2： 管理类档案归档范围和保管期限表 序号 归档范围 保管期限  党、团、工会等党群