金坛华诚电子有限公司
文件编号
HD-QPM-0401
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文件和欧亿·体育（中国）有限公司控制程序
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1. 目的
规范公司与质量有关的各类文件和欧亿·体育（中国）有限公司的管理，确保与质量体系运行相关的各场所，都能得到并使用所需文件的有效版本
2. 范围
适用于与质量有关的各类文件和欧亿·体育（中国）有限公司（包括适当的外来文件、电子媒体和磁盘中的欧亿·体育（中国）有限公司等）的分类、编号、编制、审批、发放、更改、废止、保存和销毁
3. 定义
3.1 体系文件：包括一级文件（质量手册）、二级文件（程序文件）、三级文件（除技术文件外的有关管理办法和管理规定等）、四级文件（表格记录）
3.2 技术文件：包括技术标准、产品图、工艺卡、作业指导书、检验指导书、抽样计划、操作规程、控制计划、PFMEA、过程流程图、平面布置图等
3.3 外来文件：包括顾客提供的图纸/标准/规范、与产品有关的标准及法律法规、TS/ISO16949：2002技术规范和相关参数标准、产品规范等
3.4 电子文件：QMS的电子文件及其它记录的电子文件
过程实现流程
见下页
过程绩效指标
5.1使用场所应获得有效版本的文件
相关文件
6.1 《记录控制程序》
质量记录
记录名称
保存期限
保管部门
7.1文件欧亿·体育（中国）有限公司登记表
长期
办公室
7.2文件发放回收记录表
长期
办公室
7.3文件更改申请评审表
2年
办公室
7.4外来文件登记表
长期
办公室
7.5顾客工程规范评审表
2年
办公室
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流程
权责部门
相关说明
文件编写
人员
4.1 文件编制
4.1.1质量手册、程序文件由公司办公室组织编写，各部门编制与本部门相关的文件和管理性规定并同时编制运行所需的表格
4.1.2技术部根据顾客及相关要求编制相应技术文件
4.2 文件的编号
4.2.1 质量体系文件编号格式为：
HD—□□□—□□—□□
公司名称文件类别 章节 流水号
4.2.2文件类别： QAM—质量手册，流水号为2000；
QPM—程序文件
SOP—作业标准
SIP—检验标准
FOR—表格
OUT—外来文件
QG —管理办法
4.2.3版次、修改：
A—第一版本，B—第二版本，依此类推为C，D……
4.2.4各部门发放编号：
发放编号
01
02
03
04
接受者
总经理
管理者代表
品管部
生产部
发放编号
05
06
07
08
接受者
业务部
技术部
办公室
认证公司
4.3 文件和欧亿·体育（中国）有限公司的标识
4.3.1 一、二级体系文件封面标识内容：单位名称、文件名称、文件编号、版本、编制、审核和批准人；三级文件及其它管理类文件标识内容：单位名称、文件名称、文件编号、版本、编制、审核和批准人；表格标识：表格名称、编号。公司的各类文件和欧亿·体育（中国）有限公司视情况尽可添加适宜色彩和大小的公司表徽
4.3.2 文件和欧亿·体育（中国）有限公司应作好有效版本的标识，推荐和建议的标识部位在文件欧亿·体育（中国）有限公司的右上角或左上角
4.3.3 技术文件欧亿·体育（中国）有限公司的标识与以上标识方法有不一致的，由公司技术部另行规定执行
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流程
权责部门
相关说明
管代
部门主管
4.4 文件审核
4.4.1质量手册和程序文件由管理者代表审核，各部门的管理性规定、技术文件由部门主管审核
总经理
管代
部门主管
4.5 文件批准
4.5.1质量手册和程序文件由总经理批准；
4.5.2各部门的管理性规定、技术文件由管理者代表批准；
4.5.3各部门使用的质量记录的格式由部门主管审核批准
办公室
4.6 文件发放
4.6.1 将批准后的文件办公室归档，办公室将文件记录于“文件欧亿·体育（中国）有限公司登记表”中
4.6.2按照文件的发放范围进行发放，并记录在“文件发放回收记录表”中，文件接收人员须签字确认，发放的文件必须加盖受控章（顾客要求提供的文件除外）
各部门
4.7 文件的执行及评审与更新
4.7.1 各部门必须严格执行文件规定，以确保QMS的有效性
4.7.2 办公室和技术部不定期的对各部门所使用的文件进行监督检查和评审，对过期、失效、作废、损坏、看不清楚的文件及时更新，确保工作场所使用有效版本
各部门
4.8 文件的更改
4.8.1使用部门在文件使用过程中若发现问题或不适用之处，填写“文件更改申请评审表”交办公室或技术部。说明更改原因及更改内容，必要时需附充分的证据
4.8.2 涉及客户要求的更改，应先取得客户的同意和书面批准
4.8.3若涉及产品更改，需获得顾客同意，技术部下发“文件更改申请评审单”，提交PPAP顾客批准后，更改相关PPAP文件，例如：控制计划、PFMEA等
4.8.4文件更改采用“换版”、“换页”或 “划改”的 方式，采用换版时，应变更版本状态；采用换页更改时，应变更修改状态，变更修改状态依次为“A”、“B”、“C”、“D”……；采用划改时，应注明划改人、划改时间和划改处数
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流程
权责部门
相关说明
4.9更改的文件再次审核批准
4.9.1更改后的文件再次审核批准按4.4和4.5执行
办公室
4.10 重新发放
4.10.1办公室将再次批准后的文件按4.6要求重新发放
办公室
4.11文件的处置
4.11.1 在下发新文件的同时，收回旧版文件，并在旧版文件上加盖“作废”章。被作废的文件欧亿·体育（中国）有限公司如需保留，经总经理或其授权人批准并做好“保留欧亿·体育（中国）有限公司”标识后归档。如顾客有要求的，必须按顾客要求的期限保存作废文件
4.112 针对超出保存期限的文件由办公室统一收回集中处理
办公室
技术部
4.12 外来文件接收和标识
4.12.1办公室负责收集与公司经营和产品有关的法律法规。收集到的文件登记在《外来文件登记表》中并做OUT标识
4.12.2技术部负责收集与公司产品相关的国家、欧亿·体育（中国）有限公司、国际标准；顾客工程标准/规范/图纸/进度要求及其更改。收集到的文件欧亿·体育（中国）有限公司登记于《外来文件登记表》并做OUT标识
办公室
技术部
4.13 外来文件评审及更新
4.13.1办公室和技术部对收集到的法律文件、技术标准须确认其符合性或是否为最新版本。若可行，每年对其符合性或版本再确认一次
4.13.2 技术部在一个工作周内负责召集相关部门对顾客工程标准/规范/图纸/进度要求及其更改进行评审。并由技术部负责更新和发放相关的内部文件，记录更改在在生产中实施的日期。当这些规范影响生产件批准程序的文件(如FMEA,CP)必须对顾客的生产件批准记录进行更新。由技术部负责同顾客工程部门联系解决
4.11.3更改或更新后的文件审核批准按4.4和4.5执行
办公室
4.14 更改/更新的文件登记发放
4.14.1将更改或更新的技术文件登记在“文件欧亿·体育（中国）有限公司登记表”上，并按4.6和4.11要求做好文件发放和回收工作
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目的
明确记录的范围、编写原则、保存年限，以提供管理系统有效运作之依据
范围
适用于质量管理体系有关的记录，包括顾客规定的和供方的记录
定义
3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件，通常记录不需要控制版本
过程实现流程
见下页
过程绩效指标
5.1记录填写及时性
5.2记录填写正确性
5.3保存期限
相关文件
6.1文件和欧亿·体育（中国）有限公司控制程序
质量记录
记录名称
保存期限
保存地点
7.1质量记录一览表
更新/年
办公室
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流程
权责部门
相关说明
各部门
4.1记录的表格编制
4.1.1各部门按QMS的要求编制记录表格
各部门
4.1.2记录表单编号:
HD-FOR-□□□□-□□
前四个□为每个程序文件的代号，后两个□为表单在程序文件中的顺序号
各部门
4.2记录的审核批准
4.2.1执行《文件和欧亿·体育（中国）有限公司控制程序》4.3的有关规定
办公室
4.3记录的备案发行
4.3.1各部门编制的记录表格应交办公室备案，由办公室统一印制后发放使用
各部门
4.4记录表格的管理及填写
4.4.1 各类质量记录应及时、真实、字迹清晰，内容完整，必要时须核对、审核、批准手续完整方能生效
4.4.2 各类质量记录原则上不得修改。因正当理由需要修改时，修改人应双线条划改的方式，清晰的保留原内容，在旁边注明修改后的内容，并在修改处签字或盖章加以证实
各部门
4.5 质量记录的归档
4.5.1各类质量记录表单，在所记录的活动完成之后，应于下一个月前5日内完成归档
各部门
4.6记录表格的评审及更新
4.6.1定期的评审可结合内部质量体系审核进行；不定期的评审可根据需要进行，评审后若需增减、合并、修改记录表格，提出部门应填写“文件更改申请单”获部门主管批准后即可修改
技质部
4.7记录的再次备案
4.7.1再次交办公室备案
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流程
权责部门
相关说明
各部门
4.8记录的贮存及保护
4.8.1将归档的记录贮存于适宜的场所，并做好防火、防潮、防丢失等工作
4.8.2电子记录需备份，并做好防护工作
各部门
4.9记录的检索
4.9.1可选择按日期、按种类、按产品、按顾客别等方式保存记录，以确保能在最短时间内查阅
各部门
4.10记录的保存期限
4.10.1按各程序文件规定的保存期限进行保存，具体参见《质量记录一览表》，但该期限为最短期限，若顾客或法规对保存期有要求时，则按其要求保存
办公室
业务部
4.11质量记录的借阅
4.11.1因工作需要，需查阅质量记录时，由借阅人办理借阅手续
4.11.2外部质量审查需查阅存档的质量记录时，在审核期限内，