2适用范围
适用于本公司质量环保体系运行的相关记录及质量环保活动记录的控制和管理。

3职责
3．1技质部负责编写《记录汇总表》，并收集各类记录的样本进行备案。

3．2各部室负责对本部室的记录进行整理、归档。

4工作程序
4．1记录的范围
4．1．1质量环保体系共有的记录：内部质量环保审核记录，管理评审记录，文件控制记录，培训记录，监视和测量装置的校验记录，设备管理记录，纠正和预防措施相关记录等。

4．1．2与质量环保活动有关的记录：产品检验和试验记录，不合格品处置记录，产品标识及追溯记录，统计技术使用记录，质量环保计划相关记录等。

4．2记录的形式、内容及要求
4．2．1记录的形式可以是卡片、表格、图表、报告；也可以是软盘或胶片等。

4．2．2记录的样式及内容要求，具体规定见相应的体系文件。

4．2．3记录的填写要求
4．2．3．1记录应及时填写，内容要正确完整，字迹端正清晰，且能够准确识别。

4．2．3．2填写一般不允许出现空格不填，当确无此内容时，应用斜线划掉该空格。

4．2．3．3填写后不得随意更改，不得粘贴或任意涂改，确因填写不当需更改时，应用划线的方式进行更正，并在旁边签名标识。

4．2．3．4责任人员应签全名，不得只写姓或名。

4．3记录的收集、标识和归档
4．3．1各部室应及时收集、汇总各类记录，保持顺序号或日期、页码的连续，以便于查阅。

4．3．2对于体系文件规定的记录，归档方式应便于存取和检索。

4．3．3如有多种记录，应对所存放的记录进行编号，同时应视具体情况进行定期整理，装订成册。

4．4记录的保存和销毁
4．4．1各种记录表单的名称、编号、形式和内容应于编写质量环保体系文件时，由有关部室提供，技质部根据质量环保体系的整体性要求，统一列于程序文件之后，处理好各表单之间的相互关系，编写《记录汇总表》。

4．4．2各部室负责二年内的记录的保存，二年以后由技质部根据保留期通知销毁或由档案室销毁。

4．4．3记录应保存在安全、干燥的地方，便于检索；并注意做好放火、防蛀、防潮等工作，以免损坏、变质或丢失。

4．4．4采用其它媒体形式的记录，应根据其特点设置相应的贮存条件如：防潮、防压、防磁、防晒等。

4．4．5记录不得随意销毁，过期的记录由保管部室申请销毁，经主管领导批准后，除保留应保留部分外，其余均给以销毁。

4．5记录的查阅和借阅
4．5．1本公司内部有关人员需查阅记录时，应填写 “文件借阅单”，并经记录保存部室负责人同意后，可在记录保存处查阅所需记录；如需借阅，应经本部室领导审核，保管部室领导批准后方可借阅，并做好登记，按期归还。

4．5．2上级部门或顾客因合同规定要求需查阅记录时，由供销部填写“文件借阅单”，经保管部室审核，管理代表批准后方可查阅。

4．6外来记录的控制
外来的记录，如来自供应商的记录：质量环保保证书、合格证明、检验报告、测试报告等，由技质部收集，整理。

5相关文件
无
6相关记录
6．1 《记录汇总表》MJ/PD02-01