主题: 公文处理程序

起草 : 周少怀
审核:徐兆祥

起草日期: 2006-06-20
生效日期: 2006-07-01

批准: 陈永安
档案号. : Admin / P / 09

传递 : 全体员工
页数. : 共2页

目的
此政策是为了为使公司公文处理工作制度化、科学化，提高公文处理的工作效率和公文质量，各级管理人员要重视公文处理工作，严格按工作规程处理各类公文。

范围
适用于公司各部门及下属办事处的公文处理。

定义
命令：以董事长名义发布董事长令（命令），适用于依照公司《章程》发布十分重要的企业章程；宣布重大企业措施、重大的奖惩事项。

决议：适用于公司领导层作出的决策。

决定：适用于对重要事项或者重要企业行为做出的安排。

规定：适用于直接公布的公司规章。

纪要：适用于纪载和传达会议、会谈的情况和议定事项。如会议纪要、谈判纪要。

通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求有关部门和下级需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用人员。

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况
通告（公告）：适用于宣布重大事项，在较广泛的范围公布应当周知的事项。

报告：适用于下级向上级汇报工作，说明情况，提出意见或建议，答复上级的询问。

请示：适用于向上级求指请示、批准。

批示：适用于在下级的报告等上行文件作出指示。

批复：适用于答复下级的请示事项。

函： 适用于向政府机关商洽工作、询问和答复问题，告知有关情况，向有关政府主管部门请示批准等。

政策
公文由发文机关、秘级、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、印发部门和时间等部分组成。

公司以公司名义发文，各办事处文件以办事处名义发文；经董事长同意，公司各部门也可以以部门名义向各办事处发文。

需标识公文份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在公文眉首的左上角第一行。

如需标识秘密等级，用3 号黑体字，顶格标识在版面右上角第一行，两字之间空一行；如需同时标识秘密等级和保密期限，字体、字号、位置不变，但在秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种。

公文用纸规格为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，幅面尺寸以A4复印纸为准。

东越服装有限公司
行政部政策及操作程序

（续）
如需标识紧急程度，所用字体、字号及位置与秘密等级同。但如需同时标明秘密等级和紧急程度时，紧急程度应低于秘密等级一行紧急程度分“特急”、“急件”二种。

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，通知、批复等公文可以省去“文件”二字，以单括号代替，发文时印上“通知”，“批复”等字样。

机关标识使用小标宋体字，用红色标识，字号由标识字数决定，醒目美观为原则，但最大不大于22mm×15mm。 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对上报公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3 号仿宋体居中排布；年份序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即1 不编为01），不加“第”字。发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。“字”字号文件可以4号宋体顶格顶行印于文件首页左上角
上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”三字用3号仿宋体，冒号后签发人姓名用3号楷体。

公文标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识主送机关，回行时仍顶格，最后一个主送名称后标全角冒号。

主送机关名称下一行印正文，正文的行文、用语及文中数字用法要符合国家的语言规范要求。

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号字体标识“附件”；后标全角冒号和附件名称。多个附件应标识阿拉伯数码的序号。附件应与公文一起装订，并在附件左上第一页顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文字号，并在其后标识附件（或带序号）。

成文时间用汉字标全，“零”写成“O”。

单一机关签发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间和加盖印章.成文时间右空4字。加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，印章中心线压在成文时间上。

印章与正文应同处一面，不得在空白页上盖印章、并标识“此页无正文”。

公文如有附注，用3号仿宋体，居左空2字加圆括号在成文时间下一行。

公文特定格式中，信函要使用按昌顺公司CIS 系统要求制作的信函纸、信封。发布“命令”或“令”，应标识签发人的职务全称。会议纪要应标识会议全称。会议纪要不加盖印章。

附件
公