会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 会议名称 会议时间 会议地点 会议室预订 根据会议形式及人数预订会议室 确定与会人员类别及邮件发送地址 会议确认 会议事由确定 与会人员 明确列明会议各项议题及时间、形式、主 讲人等 会议议程 根据与会人员的类别确定房间预订的类型 ，提前致电酒店人员做好准备 确定酒店 准备会议 欧亿·体育（中国）有限公司 明确人员分工 将具体人员分工填入此表 电子版欧亿·体育（中国）有限公司，包括会议议程、会议指引（ 外部）、回执、会议使用文档初稿（ Word/Excel/PPT等） 准备与收集 撰写通知 会议通知 回执收集 附：欧亿·体育（中国）有限公司（参见上一行） 确定与会人数、姓名、性别、职务、联络 确定参会人员信息 整理通讯录 方式 （内容同上） 电子版欧亿·体育（中国）有限公司，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表 准备与收集 确定会议用电脑，将所有需要展示的欧亿·体育（中国）有限公司 储存到一定的文件夹，并告知相关人员 储存 印刷 欧亿·体育（中国）有限公司 联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货 时间 打印 装订 发放 列出打印清单及打印份数 将文件整理装入欧亿·体育（中国）有限公司袋 发送邮件 联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒 店是否包括早餐 住宿 接机 酒店预订 确定接机人员名单、联络方式及航班到达 时间 会议前期准备 接机 预订车辆 公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员 外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备 就餐形式、地点确 定 餐饮 茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通 知物业人员安排茶点摆放处 准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔 、白板纸、激光笔、录音笔、代表证 文具 会场 文具准备及领取 会议室预订 会场布置 投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指 引牌、座位牌、茶水 桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌 、指引牌、座位牌是否到位 摄影联系 与总办专业人员联系摄影事宜 会议现场抓拍用 摄影 回程安排 礼品 自备数码相机 回程机票预订 回程人员姓名、航班；联系前台确认出票 若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量 ，联系总办叶穗芬协助 会议礼品预订 会后活动安排 活动地点及人数 联系活动场所，车辆预订 直接前往酒店报到 人员报到 人员报到 欧亿·体育（中国）有限公司发放 包括会议材料、代表证等 会议会务工作流程清单 环节 工作模块 工作任务 具体内容 责任人 时间节点 是否完成 检查会议使用电脑、投影设备、音响设备 、网线等是否就绪 设备 设备就绪3 6:30--8:00 8:20-8:40 桌椅摆放；文具及欧亿·体育（中国）有限公司摆放；横幅悬挂； 欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是 否到位 会场 检查会场情况3 41专家会议指引 会议地点指引 指引与会人员到会议地点参加会议 查看会场中携带笔记本人数，是否需要充 笔记本电脑使用协 助 电脑与网络 茶水 电器，网线等,通知物业管理处接待人员协 助 茶水供给到位 摄影把关 接待人员负责现场倒茶或饮水机到位11 与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片 效果把关 9:00-11:30 摄影 现场抓拍 会议记录 用自备数码相机抓拍会场情况 录音笔录音，人员现场记录2 2 专家会议 麦克风 若台下代表需发言，明确麦克风传递负责 人 麦克风传递1会议第一天工作 【X月X日】 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物 品遗漏 会场收拾 午餐 清洁整理会场 就餐地点指引3 44 4 11:40-12:00 11:40-12:00 12:40-13:10 13:20-13:40 带领与会人员到XX酒店就餐 会场、设备准 设备就绪、会场状 设备复查，会场布置 备 况 经理会议指引 会议地点指引 指引与会人员到XX参加会议 电脑与网络、茶水、摄影、会议过程开展 会议记录、麦 同上午会议过程8 14:00-17:00 克风 恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物 品遗漏 会场收拾 招待宴会 清洁整理会场3 4 17:10-17:40 就餐地点指引 组织人员上车 观看表演 带领与会人员到紫荆花酒店就餐 联系车辆到位，负责人带领人员上车 组织入座、紧急情况处理、组织出场 车辆、人员到齐，安全送达酒店 17:10-17:30 19:00-19:20 20:00-22:00 22:10-22:30 观看二人转表