岗位说明书的应用、优化与完善 岗位说明书是企业开展岗位分析的重要成果之一，它是岗位任职者选择工作、自我评价 的指南，也是企业人力资源开展各项职能管理工作的参考依据。在培养任职者使用岗位说明 书意识的同时，如何用好岗位说明书成为企业和人力资源部门需要认真思考的问题。 一、岗位说明书的应用 岗位说明书在人力资源管理中的应用主要在以下几个方面。 （1）人力资源规划。岗位说明书是企业定员工作的基础，以此确定的企业人员编制数 量以及岗位说明书中所明确的岗位职责和岗位任职条件等内容为人力资源规划工作提供了 依据。有了岗位说明书，人力资源规划工作不再是单纯的、线性的预测人力资源的供给与需 求，而是在考虑企业不同发展阶段的前提下，在考虑企业内部人力资源优化与配置的条件下， 寻求对人力资源数量、质量和结构的动态规划与把握。 （2）人力资源招聘与配置。岗位说明书确定了岗位职能和岗位任职条件，是撰写、发 布招聘信息、确定面试技术，选择面试测评工具的依据。描述清晰的招聘信息一方面可以吸 引更多符合条件的应征者，另一方面也可以让不合格的求职者望而却步，减少无效简历的投 递，提高招聘工作的效率。岗位说明书也是企业与员工签订劳动合同时的附件以及新员工入 职培训的重要文档。此外，企业现有人力资源在内部岗位上的调整与流动也需要岗位说明书 作为参照。 （3）目标管理与绩效考核。目标管理是现代企业管理中经常采用的一种管理方法。岗 位说明书中有关岗位职责的描述有助于清晰的设定管理目标，是管理目标下达给员工的凭 据。岗位的直属上级可以随时查阅岗位说明书，以便有效的对员工开展目标管理工作。岗位 说明书在岗位职责描述时按照重要性排序，列明了每项职责的主要内容，明确了所负责任是 全责还是部分负责，或者仅仅是辅助支持。因此，岗位说明书不但规定了绩效考核的内容， 也是制定绩效管理标准的依据之一。岗位直属主管通过对岗位职责和岗位任职条件的综合分 析，可以确定绩效考核要素，设计科学合理的绩效考核标准，有助于建立全面衡量工作业绩 的考核指标体系。岗位任职者可以对照岗位说明书规定的业绩标准，开展自我检查与总结， 岗位主管可以凭借岗位说明书和考核结果与岗位任职者沟通交流，确定绩效改进方式与方 法，最终达到提高生产效率和管理水平的目的。 （4）薪酬政策。企业薪酬政策的制定需要以岗位评价的结果为基础，岗位说明书则是 企业开展岗位评价工作的前提，岗位评价的内容通常包括职责范围大小、工作复杂难易程度、 劳动强度、劳动条件等要素。缺少了岗位说明书，岗位评价工作难以开展。因此，从本质上 讲，岗位说明书为企业制定薪酬体系、薪酬政策提供了重要的依据。 （5）教育与培训。企业开展培训工作的目的之一是为了提升岗位任职者的专业知识和 岗位操作技能，岗位说明书在任职条件部分明确了岗位需要掌握的知识和技能，实际上是明 确了培训的基本内容，这使得培训工作从需求分析、培训课件制作，培训教师选择到培训实 施以及培训效果评估都做到了有的放矢。岗位任职者在培训中学到的知识和技能是岗位说明 书中规定的应知应会内容，对这些知识和技能的熟练掌握可以促进其绩效水平超越平均，甚 至达到优秀，绩效成绩的高低直接决定了岗位任职者的收入多少，反过来也影响其参加培训 的积极性，提升其参加培训的效果，企业和岗位任职者取得了双赢的结果。 （6）职业生涯。岗位说明书中明确了岗位间的关系，岗位关系不仅反映了纵向管理关 系和横向联系关系，更重要的是反映出本岗位的晋升与轮换关系。晋升与轮换关系为工作内 容丰富化设计以及员工在企业内部的职业发展通道设计提供了可能行和可行性，员工也会结 合自己的职业发展规划，按照目标岗位的任职条件要求自觉扩大工作接触面，主动学习新知 识、新技能，在这种情况下，员工所属部门和主管如果能够适时的帮助员工制定个人发展计 划，积极引导和督促员工成长，不仅能使员工产生归属感，激发其工作的积极性和创造性， 也能促进企业发展和经济效益的提高，有利于核心和骨干员工的保留。 二、岗位说明书优化与完善 管理者依据岗位说明书监督、指导并考核下属的工作，岗位任职者依据岗位说明书将工 作做到企业规定的标准，岗位说明书是企业各级管理者和岗位任职者管人理事的基础。建立 岗位说明书动态优化机制，根据企业发展的变化和要求对岗位说明书进行持续的优化与完 善，是企业推动知识管理，流程管理、有效沟通、团队协作以及建立学习型组织的根基。对 岗位说明书进行动态的优化与完善是企业人力资源部门的常规性工作。 1. 岗位说明书优化与完善时机 企业人力资源部门需要定期对岗位说明书进行必要的更新和修订，在遇到以下情况时应 及时开展岗位说明书的优化与完善工作，必要时甚至需要对岗位说明书进行重新编制。 （1）企业重大战略调整。企业为了适应市场变化，往往在战略层面进行