部门：财务中心
文件名：会议物品管理制度
文件号
CW20120701
版次
1.0
编制
宋文洁
审核
校对
批准
共页
日期
2012-5-25
日期
日期
日期
生效日期
主送
部门
集团各中心、各部门
抄送
部门
部门样抄送板（一）
活动物料申领清单
物料申领用途：北京大会
序号
用品/物料类别
货品名称
货品规格
货品数量
保管部门
备注栏常用品
对讲机
50
行政对讲机电源
55
行政点钞机行政出售货品
活泉
600ML
60
仓库沐青百草浴（1号）
100G*8包仓库焕采洗颜粉
60G
25
仓库女性私语舒缓贴布
3片/包
60
行政福利仓样品
通络焕颜
4PCS仓库平衡清扬
4PCS仓库
10
低耗品
收据
5本/包行政
11
签字笔
50
行政
12
24节气挂画
24张/套仓库
13
BIS行为识别系统手册
20
仓库
合计
387
申请部门：
总部
物料专员：
东英
抄送
部门
总经办
会议物品管理制度
一、目的
为了规范培训会、招商会领用物品的管理，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于需要领用物品的培训会和招商会。
三、会议物品的分类
3.1常用品A：在会议期间使用的办公用品。（例如：对讲机、点钞机、耳麦、文具等。）
3.2出售货品B：在会议期间出售的货品（财务列为收入核算）。
3.3 样品C：在会议期间用于做展示或体验用的产品。
3.4辅销品D：在会议期间需要从仓库领用的辅销品。（例如：海报、书籍、秘笈等）
3.5紧急采购品E：指由于会前紧急采购由厂家直接发货到会议现场的物品，此类物品在会议结束后要补办采购和出入仓手续。
四、会议物品管理部门
4.1 常用品、福利仓货品的管理部门是综合管理中心下的行政部。
4.2样品的管理部门是各运营中心。
4.3出售的货品、辅销品、紧急采购品的管理部门是商品中心下的仓库。
五、会议物品的管理规定
5.1中心或部门召开培训会、招商会，需要指定专人负责会议物品的管理，会议物品管理专员负责物品从统计、申领、物品的签收、出售及领用的登记、物品回收、物品退回管理部门等一系列工作。
5.2在会议前由策划部门的物料专员制定亲提交所有会议物品使用清单，并以签呈的形式提交总经理审批；同时提交审批后的签呈给物品管理部门；物品管理部门依据审批后的签呈及清单编制《会议物品领用跟踪表》（格式详见附表）。
5.3会议物料的常用品、福利仓货品由会议物品管理专员凭签呈和《会议物品领用跟踪表》向行政部办理申领手续，行政主管安排备货并打印装箱单；会议物品管理专员依据装箱单清点物品，确认无误后封箱安排发运，在会议现场依据装箱单清点到场货品，会议结束向行政部办理退还手续。
5.4 会议物料中的样品由会议物品管理专员凭凭签呈和《会议物品领用跟踪表》向各运营中心的样品管理员办理申领手续，样品管理员安排备货并打印装箱单，会议物品管理专员依据装箱单清点物品，确认无误后封箱安排发运。如各运营中心没有清单中的样品，则向销管申领。会议结束后所有样品向对应的运营中心样品管理员办理退还手续，样品管理员要进行登记。
5.5会议物料的出售货品、各运营中心没有的样品、辅销品由会议物品专员传签呈和《会议物品领用跟踪表》给到财务销管打单出货。会议物品管理专员依据装箱单在会议现场清点到场货品。会议结束后，会议物品管理专员向销管办理退货手续，货品退回仓库。
5.6紧急采购的物品在会议现场指定的收货人为会议物品管理专员，负责收货清点并列入《会议物品领用跟踪表》中。会议结束后通知采购和仓库补办采购和出入库手续。
5.7会议结束后，会议物品专员办理相关退货手续，在《会议物品领用跟踪表》上登记，物品管理部门签收，最后交财务中心负责人。
5.8涉及需要从仓库领用物品的业务请严格执行《仓库物品出入库管理制度》。
5.9 会议在广州召开的，会议物品由集团车辆管理部门负责发运；会议在外地召开的，会议物品由集团储运部门负责发运。
六、流程图
附表
附表一：《会议物品领用跟踪表》
八、 附则
8.1本规定自2012年07月1日起正式执行。
8.2本规定的解释权归公司财务部。