《行政管理制度》
起草部门
批准（签字）
批准时间
执行日期
编号
企管中心
目录
一、会议管理
二、车辆管理
三、档案管理
四、文件管理
五、实物资产管理
六、办公用品管理
七、印鉴管理
八、证照管理
九、办公环境管理
十、办公电话管理
一、会议管理
㈠、会议种类：
1、运营协调例会
会议时间：每周六
参会人员：总经理、各中心经理、总经理秘书；
2、专项工作会议：包括董事长、总经理、各部门召集的涉及多部门的专项会议如：“战略规划会”、“年、月度经营计划会”、“临时办公会”等。
㈡、会议组织
1、运营协调例会由企管中心组织。
2、专项工作会由会议召集部门拟制《会议通知单》，提前一天报企管中心安排通知。
3、企管中心负责会议《会议签到》、记录、起草纪要、纪要执行情况的跟踪和执行结果的上报。
㈢会议纪律
1、参会人员迟到、早退扣罚100元/人次；无故缺席视为旷工，依人力资源管理制度处理。
2、会议期间，与会人员必须关闭手机或将手机调到振动状态。
附表1：《会议通知单》
二、车辆管理
（一）车辆管理范围
1、集团董事长、总经理专用车辆的日常管理。
2、集团其他车辆管理（两辆捷达）。
（二）车辆证照、维护、保养管理
1、非车辆必带的证照，统一由企管中心保管。
2、董事长、总经理专用车辆，由秘书或司机负责办理年检手续、保养、维修、清洁及相关费用的报销等工作。
3、加油卡由行政部行政专员负责冲值及保管，并做好加油卡领用及车辆行驶里程记录。
4、车辆必须到指定的4S店保养、维修。
（三）车辆借用
1、公司各部门借用车辆，由部门填《行政事务申请单》经企管中心审核交总经理审批后使用(或确定使用范围)；
2、长期借出车辆，由借车人办理年检、保养、维修、检验、清洁及相关费用的报销等工作。
3、借车人员要按交通法等相关法律规定使用，否则造成经济损失由借车人承担。
附表4：《行政事务申请单》
三、档案管理
（一）管理范围
1、文件档案：在用的或不在用但需要保留备查的公司文件（红头）、会议纪要（运营会纪要）。
2、要件档案：公司证照、固定资产、设备证照、技术欧亿·体育（中国）有限公司、保修卡、法律文书等。
3、合同档案：在用的和备查的销售、采购、服务等合同。
4、人事档案：员工基本情况表、劳动合同及附件、考核情况表、培训档案、社保欧亿·体育（中国）有限公司等。
5、财务档案：包括账簿、凭证、报表、相关财务留存的批件等。
6、特殊介质档案：包括记录公司经营管理活动的音像欧亿·体育（中国）有限公司以及奖杯、奖状、纪念品等实物类档案。
7、其他档案：由使用人提出需要归档管理的重要文件、材料等。
（二）归档管理
1、文件档案由企管中心管理专员在定稿后一周内交行政专员归档。
2、要件归档，由行政专员在办理相关手续后归档，需随资产、设备同行的要件，需到行政专员处登记备案后使用。
3、合同档案归档，由行政专员在合同签订一周内收回合同原件，以传真件为原件的，合同中必须注明“传真件有效”字样，否则视为无效原件。
4、人事档案归档，由人事专员在正式手续办完（或发放完）后一周内归档。
5、财务账簿、凭证、报表及财务的相关文件，按季度送档案室归档。
6、特殊介质档案，应由责任部门在形成后1个月内移交档案室归档，档案管理人员应随时收集具有保存价值的声像欧亿·体育（中国）有限公司及其它实物类档案。
7、其他档案由使用人在档案原件注明“需要归档备查”字样，送档案室登记归档。
8、行政专员负责对上述档案归档按时跟踪、收集、催要，审计部负责按月审计归档情况，未按上述要求归档，每项扣罚50元。
（三）档案保管
1、行政专员负责档案室及档案的管理，各类档案必须分类分柜保管，其中：人事档案、财务档案设专柜保管，专柜钥匙由人事部和财务指定专人保管，行政专员负责其他箱柜钥匙及档案室门钥匙的保管。
2、无论专用箱柜还是普通箱柜中的各类档案，在归档时必须填写《档案移交收进登记表》，由归档人与行政专员签字确认。
（四）档案的借阅
1、查、借阅档案的审核按以下程序执行：
查阅本部门所属档案，需填写《行政事务申请单》，经查阅部门经理签字后方可查阅。
查阅非本部门所属档案、或需要借出的，需填写《行政事务申请单》，总经理审批后执行。
2、查、借阅档案不得圈划、涂改、增册、抽页、剪裁、折叠、损坏、丢失、违者每项处以100元以上罚款；
3、行政专员负责对查、借阅档案的回收做验收、记录，档案发生丢失、坏损、找不到责任人时，由行政专员承担。
（五）档案保存期限与销毁
1、人事档案、财务档案的保存期限，以人力资源中心、财务中心要求为准；
2、其他档案的保存期限，由行政专员每年与档案所属部门确认一次，如无保留必要，列清单经所属部门经理签字确认、报请企管中心审核、总经理审批后销毁。
附表2：《档案移交收进登记表》、附表4《行政事务申请单》
四、文件管理
（一）范围
1、规章制度、管理办法、实施细则、通知、公告；
2、业务流程、设计文件、操作手册；
3、填报的各种报表、纪要、记录等。
（二）文件的制定管理
1、各类文件的制定，由归属部门起草、企管中心统一组织讨论通过，经总经理审批后执行。
2、各类文件的审批流程按OA中文件审批流程执行。
（三）文件的编号管理
1、“规章制度、管理办法、实施细则”