文件编号
XY-2-C-001
文件页次
2/3
制订日期
20050508

制订
管理部
版本/版次
A/0
修订日期

1、目的
对与质量管理体系有关的管理文件和技术文件进行控制，确保各相关场所使用有效文件。

2、范围
适用于本公司质量管理体系有关的管理性和技术性文件欧亿·体育（中国）有限公司的控制。

3、职责
3.1总经理负责制定质量方针、目标；
3.2质量手册由管理部编制，管理者代表审核，总经理批准；
3.3程序文件由各部门编写，管理者代表审核，总经理批准；
3.4技术标准、技术规范、作业指导书由各部门组织编写审核，管理者代表批准；
3.5表格由部门自行制订，部门主管审核；
3.6文件发放、回收、作废及销毁由管理部负责控制。

4、定义
质量管理体系文件——是描述各项质量活动完成的一系列文件。

5、程序
5.1文件编号

5.2.1文件阶层以1、2、3、4分别代表质量方针、目标、质量手册；程序文件；作业指导书、技术规范；表格、记录等。

5.2.2部门代号及分发号：A—总经理；B—管理者代表；C—管理部；D—生产部； E—销售部； S—认证公司；T—咨询公司。

5.2.3流水号：001--999。

5.2.4文件版本用A--Z字母表示，版次从0--4；当A/0修订到A/4后，再修订时用B/0……
5.3文件的分发、回收作业
5.3.1文件制订、修订后，由管理部人员对文件的编号、版本、版次核对无误后登记于“有效文件清单”，表格登记于“质量记录目录及其保存期”。

5.3 5.3.2管理部根据文件分发要求复印所需分发份数并盖红色“受控”章发行；请接收部门在“文件发放记录”上签收，若为修订、废除文件，需回收旧版文件。

上海星怡机械设备有限公司
文件名称
文件控制程序

文件编号
XY-2-C-001
文件页次
3/3
制订日期
20050508

制订
管理部
版本/版次
A/0
修订日期

5.3.3回收的旧版文件需加盖“作废”印章，若为积累经验知识所需保留的，则应另加盖“仅供参考”印章。

5.3.4对外发放的文件（如提供顾客、供方等）由相关的对外部门代签收，可不予回收，并加盖“非受控”印章。

5.4文件的制/修订、废除作业
5.4.1文件的修订需要书面申请;修订或废除应由文件原制订部门以“文件修订/保留/销毁/申请表“提出，并说明原因，并由原审批部门组织相关部门评审。

5.4.2对废除和已被替代的文件，要及时撤出并加盖“作废”印章。

5.5文件管理
5.5.1现场使用的文件须置于作业场所，明确专人管理。

5.5.2非现场使用的文件须由各使用部门指定专人自行集中管理。

5.5 5.5.3管理部每年发行一次“有效文件清单”与“质量记录目录及其保存期”，以便各使用部门核对文件是否为有效版本。

5.5 5.5.4文件经核对若有遗失、损坏等，应书面申请，经部门主管核准后，由管理部登记发放，不得以复印方式自行处理。

5.5.5若需借阅文件时，借阅者应书面申请，经部门主管核准后，由管理部发放，登记借阅记录。

5.5.6文件分“受控”和“非受控”文件，均需在文件上加盖“受控”或“非受控”印章。

5.6外来文件
外来文件经相关部门核准后，由管理部登记于“外来文件清单”，以流水号为其编号，并加盖“外来文件”或“仅供参考”印章，其受控状态按照5.3执行。

5.7电子文件的管理
5.7.1电子文件即生产过程中电脑使用的软盘、硬盘。

5.7.2电子文件应注意防潮、防霉和保密。

5.7.3各部门使用的电子文件，应由各使用人员每两月检查一次。

5.7.4备份的电子文件，由各使用单位指定专人管理。

6、附件及表单
6.1文件发放记录
6.2有效文件清单
6.3文件修订/保留/销毁申请单
6.4外来文件清单
6.5 质量记录目录及其保存期