杜美珍

张旻旻

目的
为明确环境管理体系文件的管理职责和方法，有效地实施文件控制，确保对环境管理体系有效运行起重要作用的各个场所，均能够使用到相应文件的有效的版本，且能及时从所有发放和使用场所收回无效或作废的文件管理。

适用范围
本文件适用于环境管理体系手册、环境管理体系程序文件、环境管理体系作业指导书、各种以清单形式出现的需要编、审、批的文件(如《适用法律、法规及其他要求清单》等)管理。

参考文件
《中华人民共和国档案法》。

定义及术语
4.1受控文件－是指文件的有效性及分发处于控制状态的文件。

4.2非受控文件－是指仅仅提供参考但不受有效性控制的文件。

职责
5.1环境管理体系工作小组负责环境管理手册的编制，并负责手册和程序的存档、保管、分发、回收的控制工作。

5.2各部门负责编制修订本部门相关的程序文件和作业指导书，并负责本部门作业指导书的管理。

5.3环境管理体系工作小组负责组织各部门对环境管理体系文件的定期评审。

管理内容
6.1文件的分类
(1)环境管理体系的管理手册；
(2)环境管理体系的管理程序文件；
(3)环境管理体系的作业指导书；
(4)各种以清单形式出现的需要编、审、批的文件。

6.2文件编制
环境管理体系工作小组根据各部门的职能负责组织各部门起草编写环境管理手册和管理程序；
作业指导书及其它文件由各部门自行编制；
每份文件应有独立的编号，编号方式如下：
环境管理手册
NETD／EMM
其中NETD---宁波经济技术开发区
EMM----环境管理手册；
程序
NETD／EMP－XX
其中EMP----环境管理程序
XX---顺序号
作业指导书
NETD/EIC---XXYY
XX－部门代码（详见下表）
最高管理者
TM
环境管理者代表
MR

办公室
GB
环境管理体系工作小组
HG

宣传部
XC
公安分局
GA

信访局
XJ
公安分局消防大队
XF

发展计划与经济局
JJ
城市管理局
CG

投资合作局
TZ
建设局
JS

国土资源局
GT
污管处
WG

人事局
LR
规划分局
GH

工商分局
GS
水利局
SL

财政税务局
CS
机关事务管理局
JG

环保局
HB
经济发展局
JF

安全生产监督管理局
AJ

EIC－作业指导书（三层次文件）；
YY-顺序号
版本用X.Y表示:
其中X----版本号,Y----修改次数,初次的版本为1.0
6.3文件的审核及批准
手册、管理程序由环境管理者代表审核，最高管理者批准；
作业指导书和其他文件由部门负责人审批。

6.4受控文件的发放
每份发放的文件，必须有文件的发放记录，以此来记录文件名称、编号和发放时间、发放对象等；
环境管理手册、程序文件由环境管理体系工作小组组织影印并加印“受控”印和文件分发号后，发放到最高管理层及各相关部门，环境管理体系工作小组保留文件原件；确保对体系运行有关键作用的岗位都能得到有效文件；
三层次文件由各部门根据需要自行制作，组织发行，原件由本部门保存，复印件一份交环境管理体系工作小组，经本部门领导批准后，组织发行；
各级文件发放时，文件发放部门应作发放记录；
各类文件接收人应在分发文件记录上签字；
文件使用部门要求扩大发行范围或发行文件丢失，需要使用文件的部门向该文件管理部门提出补发或增发。

6.5非受控文件的发放
非受控文件使用部门或人员，作为学习或者参考使用，可向发行部门书面申请分发，发行时应加盖“参考”印章，参考文件不受控制，不作为执行和检查依据，过期时不回收，不补发。

6.6文件的更改
手册和程序文件更改，由申请更改的部门填写环境信息交流单，传递到环境管理体系工作小组，由工作小组组织更改，并填写《文件修改记录表》，更改文件的审批按照初次发放的审批程序进行；三层次文件由各部门修改，并做修改记录；
文件的更改必须在《文件修改记录》中简要填写文件的“XX”条款修改；
每各文件改动小于10条款，版本号改为X.Y+1,文件改动大于10条款，改为（X＋1）.0 ；
6.7文件的回收
手册、程序文件的回收，由环境管理体系工作小组在发放新文件时以旧换新,或发出通知由各有关部门文件接收人负责在收到通知后将有关文件退回到环境管理体系工作小组，由环境管理体系工作小组作回收记录；
三级文件的回收，由文件发放部门发出新文件时以旧换新，或发出通知，由各文件接收人负责将有关文件退回发放部门，文件发出部门作出相应记录。

6.8文件的使用
文件应便于查阅和存放；
文件在使用过程中，不得被随意更改或者涂写。

6.9 文件的存档、保管
每类文件都按类型、编号的顺序保存在部门文件柜中；
手册、程序文件的原件由环境管理体系工作小组统一归档保存，三层次文件原件由文件发行部门保存；
文件的存放环境必须通风、防潮、防霉变；
作废的手册和程序文件在原受控文件上加盖“作废”印后由环境管理体系工作小组保存；作废的三层次文件由原文件发行部门根据需要作出适当的“作废“标识。

6.10环境文件的评审
环境管理体系工作小组每年至少在管理评审前组织各部门文件编写人员通过举行文件评审会议或填写文件评审表等方式进行一次对手册、程序文件和作业指导书的适用性、有效性和充分性进行评价，必要时对文件进行修改
6.11 清单类文件的管理
各种需要编、审、批的清单类文件，由该清单的编制部门标识审批日期后发放。

7.相关文件
《宁波经济技术开发区环境记录管理程序》（NETD/EMP-10）

8.记录
8.1 《文件修改记录》由环境管理体系工作小组保存三年 ER0701
8.2 《文件发放回收记录》由文件发放部门保存三年 ER0702
8.3 《文件评审报告》由环境管理体系工作小组保存三年 ER0703