XX集团会议事务管理制度
一、会议室管理制度
第一章 总则
本制度制定的目的是加强会议室的管理，从而提高会议室的利用率。
行政部统一负责会议室的统筹使用、设备维护、卫生清洁等管理事项。
行政部应遵循全局性会议后各部门会议，先紧急会议后一般性会议的原则统筹安排会议室的使用。
第二章 会议室使用申请
集团及各子公司各部门有会议室使用需求时，均需提前在OA上向行政部提交使用申请，填写《会议室使用申请表》说明使用时间、参会人数、所需设备等，由行政部统一进行统筹安排。
召开临时会议未事前提交申请者，可与行政部沟通协商。如可安排使用，会议组织部门事后应及时补办申请手续；如确实无法安排时，应更改会议时间或由行政部协调提供其他解决办法。
未经行政部批准者，不得擅自使用会议室。
第三章 会议室管理规定
行政部统一保管会议室钥匙，各部门领用完毕后应及时归还。
行政部负责每日会议场所的清洁工作，确保会议室整洁干净，桌椅摆放整齐。会后应及时进行清理打扫，并检查室内物品及设备是否正常。
借用物品如有损坏或丢失，由责任人照价赔偿。
行政部须根据每周会议安排表提前准备好会议室，及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排，按会议需要备好茶水等。
行政部负责管理会议室配置的各种设备。各部门使用人员应爱护会议室的公共设备，不了解设备的操作方法时，应及时向行政部求助，严禁擅自强行操作。因操作不当及其他人为原因造成设备损坏的，由责任人照价赔偿。
若非参加会议，任何人不得随意进入会议室。
各部门使用会议室时间须遵守申请时间，以免影响整体的使用计划。
开会人员应注意保持会议室卫生，不乱扔纸屑。会议结束离开时应自觉将所用物品放回原处，并关闭门窗和全部设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。
第四章 附则
本制度的最终解释权归行政部所有。
本制度自公布之日起实施。
二、集团会议策划管理
第一章 总则
本规范制定的目的是规范集团会议的策划管理行为，从而提高集团会议管理的能力。
本规范适用于以下重要会议的组织策划工作：股东会议、董事会会议、年会、新闻发布会、产品发布会、优秀员工表彰会议。
会议策划本着务实、高效、节约的原则进行。
第二章 会议决策的主要内容
明确会议目标。目标不明确会导致行为盲目，明确的目标是提高会议效率的基础。
制定会议计划。详细的会议计划是达到会议预定目标的有效保证。
明确与会人员。必须严格控制与会人数，尽量选择与会目标直接相关或有助于会议目标实现的人员，这样既可提高会议效果，又有效的降低会议成本。
拟定议事日程。拟定会议的程序表，包括会议内容、讨论事项、与会者名单、各项事宜的时间安排、开会的时间和地点等。
选择会议场所。会议场所不仅是会议档次的直接体现，而且恰当的会议场所还有助于提高与会者的参会邀请。选择会议场所须综合考虑如下几个方面：距离、交通状况、周围环境、场地空间、会场设施。
同会议发言人和与会贵宾进行联系。事先同会议发言人以及贵宾进行必要的联系，以确定与会的相关事宜。
确定会议议题。股东会议、董事会会议的议题由集团高层领导负责确定；年会、新闻发布会、产品发布会等的议题由企划部负责提出，或有企划部根据领导指示准备，经讨论、修改后报请总裁审查，审查通过后再进行统筹安排。
第三章 附则
第十一条 本制度自公布之日起实施，修改时亦同。
三、会议筹备管理
第一章 总则
本制度制定的目的是规范集团会议筹备工作，从而提高会议的统筹效率。
会议统筹的原则。
充分准备。
注重细节。
控制费用。
第二章 会议筹备内容
编制会议经费预算。
交通费。
即与会人员在出发点与会议时间往返的交通费，包括航班、铁路、公路、水路及机场、车站、码头与会议安排住宿地点间的往返交通费。
会议期间的交通费，包括会议地点、住宿地点、餐饮地点、